この記事では、スケジュールから会議室の予約を作成・管理する方法をご紹介します。

スケジュールを使って簡単に予約できる。

1.スケジュールの下部にあるツールバーを使って、日付、ロケーション、フロアを選択します。代理予約機能を使用し、"+"アイコンを使用してイベントを作成することもできます。

2.会議室のリストからお好みの会議室をお探しください。会議室をクリックするとアメニティが表示されます。

3.スケジュールのカレンダー部分から全会議室の空室状況を見ることができます。ご希望の時間に空いている会議室を検索します。会議室のスロットにカーソルを合わせてクリックすると予約が開始されます。

4.イベントパネルが開き、選択した会議室、日付、時間からイベントの詳細を入力することができます。

ヒント：ツールバーの「+」記号を使用してイベントを作成することもできます。

3.各項目を入力し、「作成」をクリックします。

分野は以下の通り：

注意：出席者を会議の主催者にすることができます。ホストと主催者は同じ権限を持ち、予約に関連する通知を受け取ります。主催者に設定できるのは内部の出席者のみで、外部の出席者は設定できません。出席者は、主催者またはホストのどちらかに設定できますが、両方に設定することはできません。

注意：スケジュール管理者のみが他のユーザーをホストにすることができます。

出席者を削除したい場合は、名前の横にある3つの点をクリックしてください。

注意：会議ラベルは定期予約では機能しません。

この例では、レイアウトがデフォルトのものに設定されているのがわかりますが、会議室によっては複数のレイアウトから選択できるものもあります。会議室の横にある3つの点をクリックすると、レイアウトを変更することができます。

この新機能により、スケジュール管理者、ホスト、主催者は会議のコメント欄にアクセスすることができます。これは他のユーザーには表示されず、コメントを残すための専用スペースとなります。このイベントのコメント欄へのアクセス権を持つユーザーには通知されます。

注：新しいコメントを表示するには、ページを更新してください。

予約を変更する必要がありますか？スケジュールから予約を見つけてください。ペンのアイコンをクリックして編集するか、ごみ箱のアイコンを使ってミーティングを削除してください。

更新された情報でフィールドを編集します。(日付、ロケーション、出席者、主催者など）。

注意：ケータリング、設備、レイアウトなどのサービスを追加することもできます。

注意：(そのシナリオでのみ)来訪者を含む承認会議室予約を別の日付に移動した場合、来訪者は一緒に移動しません。手動で来訪日を変更するか、新しい来訪日を作成する必要があります。

会議をクリックし、ごみ箱アイコンを選択します。

RICOH Spacesが会議の削除を確認します。