Um zonenbasierte Buchungen zu verwenden, muss für jeden Standort eine entsprechende Einrichtung vorgenommen werden. Die Erstellung und Änderung von Zonen wird über Administrator oder die Anwender am Standort verwaltet und kann über die RICOH-Spaces-Web-App erfolgen.

Eine Zone erstellen

Navigieren Sie auf der Startseite über die Symbole auf der linken Seite zu den Unternehmenseinstellungen, und wählen Sie den gewünschten Standort aus. Daraufhin wird der Bildschirm zum Verwalten der Standorte angezeigt, auf dem Sie Zonen auswählen können.

Um eine Zone zu erstellen, wählen Sie +, und geben Sie die Details der Zone ein, die Sie erstellen möchten; bestätigen Sie dann, welcher Etage sie zugewiesen werden soll. Sie können bei Bedarf für jede Zone, die erstellt werden soll, ein Bild hochladen, um diese zu visualisieren.

Auf den TOP-Registerkarten befinden sich weitere Optionen für Buchungstyp, Schreibtische und Zuweisen an.

Buchungsart

Buchungstyp auswählen: der auf die Zone angewendet werden soll.

Siehe hier für Schreibtisch bei Buchung und Ankunft

Siehe hier für Schreibtisch bei Buchung

Siehe hier für Schreibtisch bei Ankunft

Schreibtische

Auf der Registerkarte Schreibtische können Sie Buchungen begrenzen und eine maximale Anzahl von Buchungen innerhalb dieser Zone festlegen. Diese Funktion akzeptiert nur numerische Zeichen und muss über den Schieberegler aktiviert werden. Sobald der Zone Schreibtische zugewiesen wurden, werden sie auch hier angezeigt.

Zuweisen an

Gruppen oder Personen einer Zone zuweisen – Auf der Registerkarte zum Zuweisen können Sie festlegen, wer sich in der zu erstellenden Zone anmelden kann. Dabei kann es sich entweder um eine Systemgruppe handeln oder um die Auswahl bestimmter Anwender aus der Liste.

Wählen Sie „Zugewiesene hinzufügen“, um Gruppen oder Personen (oder beides) auszuwählen, die in dieser Zone buchen können.

Wenn Sie Gruppen oder Benutzer auswählen, werden diese unten auf der Karte angezeigt. Wenn Sie Ihre endgültige Auswahl getroffen haben, müssen Sie Zuweisen wählen, damit diese gespeichert wird.

Entfernen von Personen oder Gruppen

Dies geschieht auf die gleiche Weise, indem Sie aus den ZWEI verfügbaren Optionen wählen: Zuweisen oder Ausgewählt. Um den Feldstatus zu ändern, klicken Sie auf „Ausgewählt“ oder auf das „x“, das sich neben dem Namen befindet. Denken Sie daran, „Zuweisen“ zu wählen, um die Aktion abzuschließen.

Wenn Sie alle Gruppen und Personen entfernt haben, müssen Sie speichern, indem Sie „Alle zulassen“ wählen.

Zonenbuchungsberechtigungen

Ein Unternehmen kann beschließen, Buchungen in Zonen nach Teams oder Personen zu beschränken, Die Finanzabteilung kann beispielsweise nur Zone A buchen, der Vertrieb nur Zone B.

Hilfe zum Einrichten einer Gruppe finden Sie unter Verwalten von Zonen-Schreibtischen