Administre facilmente todos os seus visitantes dentro do separador Visitantes. Esta poderosa ferramenta permite-lhe registar e acompanhar os seus visitantes em todas as fases da sua visita. Este artigo fornece-lhe uma visão geral do módulo e de todas as suas funcionalidades.
Para gerir visitantes, precisa de uma das seguintes funções: administrador de visitantes, administrador de localização ou administrador global.
Visão geral do separador de Visitantes
:
O separador Visitantes contém 3 subfichas: Livro de Visitas e Endereços e Lista de Emergência
Visitas:
Na subficha Visitas, os administradores obtêm uma visão geral de todos os visitantes juntamente com os seus dados de contacto e informações chave relacionadas com a sua visita
.
Filtros:
Status:
Uma forma fácil de classificar os seus visitantes é através do seu estatuto. Basta clicar nos diferentes estados para filtrar os seus visitantes.
Colunas:
Várias colunas são visíveis por defeito:
Visitante:
Estado
Check In
Confira
Título do trabalho
Email
Empresa
Reservas
Anfitrião
Passe diário
Número de telemóvel
Placa de registo
Pode personalizar o seu quadro de Visitantes utilizando Edit Columns
Passar o cursor
sobre os ícones sob a coluna de reservas mostra informações chave sobre as reservas do visitante, tais como a secretária reservada, o lugar de estacionamento, o nome da anfitriã e o número do cacifo.
Um
ícone cinzento não representa qualquer reserva feita.
Pesquisar
:
Uma forma rápida de encontrar um visitante específico é utilizando a barra de pesquisa.
Data:
Alterar a data para ver os visitantes planeados numa data específica.
Funcionalidades:
Dica: Deseja actualizar o estado de vários visitantes? Pode fazê-lo seleccionando os visitantes e utilizando a barra inferior nav/bottom para editar ou apagar.
Criar uma Visita
:
Tem uma visita planeada? Use o botão Criar uma visita.
Isto abrirá uma nova janela onde poderá preencher todos os detalhes sobre a visita.
Encontrar um visitante permite-lhe procurar um visitante existente no seu livro de endereços ou criar um novo perfil de visitante. Ter uma lista de endereços reduz o tempo necessário para registar os mesmos visitantes.
Horário de visitas: Pode adicionar várias datas ao mesmo tempo se souber com antecedência quando os seus visitantes estarão no local.
Detalhes da visita: Adicione um anfitrião ao seu visitante/s.O anfitrião receberá notificações relacionadas com a presença do seu visitante - isto terá de ser configurado.Pode aprender como fazer isso aqui.
Comentário à recepção: Texto gratuito para o pessoal da recepção se houver alguma coisa que necessite de lhes dar a conhecer.
Estado da visita: Escolha o estado actual dos visitantes: Pré-reserva, On Site, Off Site e Checked Out.
Upload de visitas:
As visitas de Upload permitem-lhe carregar ficheiros .csv.
Exportação:
Obtenha um ficheiro .csv incluindo todos os detalhes de todas as visitas.
Livro de Endereços:
O Livro de Endereços armazena todas as informações pessoais sobre os seus visitantes tais como Nome, Email, Números de Telefone da Empresa, e Tags.
Pode até filtrar os seus contactos por Empresa ou utilizar a barra de Pesquisa para procurar um contacto específico
.
A utilização do botão Ver abre o perfil do seu contacto.
Pode facilmente editar, apagar ou criar uma visita para o seu contacto.
Ao criar ou editar um contacto, pode marcá-lo como privado. Isto significa que o visitante ainda estará no livro de endereços, mas não aparecerá em nenhuma pesquisa.
Lista de emergência:
Em caso de emergência, os administradores podem aceder à lista de emergência dos visitantes. Isto significa que os visitantes que se encontram no local são contabilizados.