In dit artikel worden de stappen voor het configureren van een gloednieuw bezoekersdisplay besproken.

Met Ricoh Spaces kunnen bedrijven 'berichtgeving' beheren voor bezoekers die hun kantoorlocatie betreden en verlaten.

De app installeren

Het eerste wat je moet doen, is de bezoekerstoepassing van Ricoh Spaces installeren. Dit is heel eenvoudig: download het bestand via deze link, upload het bestand naar het paneel met behulp van een USB-stick en selecteer het bestand op het paneel.

Opmerking: het kan zijn dat je een waarschuwing krijgt over het installeren van een installatieprogramma's van derden. Dit is normaal. Accepteer dit en ga door tot het proces is voltooid.

Het paneel configureren

Zodra de app op het paneel is geïnstalleerd, kun je deze gaan configureren. Open de webapplicatie van Ricoh Spaces en ga vanaf de startpagina naar het pijltje omlaag. Klik erop om meer opties weer te geven. Selecteer in dit vak de optie 'Bezoekers'.  

Als je het pictogram 'Bezoekers' niet ziet, heb je waarschijnlijk geen toegangsrechten en moet je de locatiebeheerder vragen om je de rol van bezoekersbeheerder te geven.

Wanneer je het gedeelte voor het beheren van bezoekers hebt geopend, kun je beginnen met het configureren van het bezoekerspaneel. Klik allereerst op de knop 'Aanmelden configureren' in de balk bovenaan.

Op de pagina 'Bezoekers' zie je het pictogram 'Aanmelden configureren':

Klik op dit pictogram om de vragen voor bezoekers weer te geven. Wanneer je hier een parameter inschakelt, wordt deze overal ingesteld waar een bezoeker voor het gebouw wordt geregistreerd, waaronder:

• Aanmeldpaneel
• Vooraf reserveren via de beheerder
• Vooraf reserveren vanaf de startpagina
• Vooraf reserveren via een nieuwe afspraak

In dit gedeelte kun je configureren hoe het aanmelden van je bezoekers in z'n werk gaat.

Je komt nu terecht op een pagina waar je kunt configureren welke gegevens van de bezoeker worden vastgelegd en ook welke meldingen worden verstuurd door de Ricoh Spaces-oplossing.

Host informeren

Wanneer dit is ingeschakeld, ontvangt de host van de reservering een e-mailbericht dat de bezoeker is aangekomen.

Er kunnen ook andere standaardvelden worden ingeschakeld en verplicht worden gesteld door het vak 'Verplicht stellen' aan te vinken.        

Aan elke bezoeker van je locatie wordt nu gevraagd om de ingeschakelde verplichte velden in te vullen. 

Belangrijk: alle updates hier zijn direct van toepassing, overal waar bezoekers kunnen worden geregistreerd. Als je een van de vragen uitschakelt, wordt deze niet meer getoond. 

Ontwerp

Je kunt configureren hoe je aanmeldingsdisplays eruit moeten zien. Ga hiervoor naar het tabblad 'Ontwerp'. 

Ga vanaf de startpagina naar het pijltje omlaag en klik erop om meer opties weer te geven. In het pop-upvenster vind je de optie 'Bezoekers'.

In het gedeelte 'Bezoekers' zie je het pictogram 'Aanmelding configureren'. 

Klik op dit pictogram om de aanmeldingsvelden voor bezoekers te openen. Klik vervolgens op het tabblad 'Ontwerp' in de balk bovenaan.

Je kunt hier ook ontwerpen hoe je bezoekerspagina eruitziet op het geselecteerde paneel/display.

Op deze pagina kun je configureren hoe het paneel/display eruitziet voor bezoekers. 

Denk bijvoorbeeld aan een welkomstboodschap, je bedrijfslogo en de gewenste achtergrondkleur. Hieronder zie je een voorbeeld.

Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen door te voeren.

Je display is nu klaar voor bezoekers.

Schermen toevoegen

Je wilt nu ongetwijfeld aanmeldschermen (panelen/displays) voor bezoekers in je gebouw plaatsen. Je kunt dit doen door naar het tabblad 'Schermen' te gaan en op de knop 'Scherm toevoegen' te drukken.

Er wordt gevraagd om een koppelingscode in te voeren. Deze wordt weergegeven op je apparaat waarop de toepassing Ricoh Spaces - Smart Displays draait. Als het koppelen is gelukt, wordt je ontwerp op het display getoond en kunnen bezoekers zich aanmelden.

Raadpleeg de helpgids op 'Configuratie van bezoekersdisplay' voor meer informatie.

Als je de configuratie op enig moment wilt wijzigen, kun je teruggaan naar de tabbladen 'Ontwerp' en 'Velden'. Vergeet echter niet dat dit zal veranderen voor alle gekoppelde apparaten in de lijst bij 'Schermen'.