Cet article présente les étapes de la configuration d'un nouvel affichage pour les visiteurs.

RICOH Spaces permet aux entreprises de gérer la "messagerie" des visiteurs qui entrent et sortent de leurs bureaux.

Installer l'application

Commencez par installer l'application RICOH Spaces pour les visiteurs. Pour cela, il vous suffit de télécharger le fichier à partir de ce lien, de le charger sur le panneau à l'aide d'une clé USB et de le sélectionner sur le panneau.

Remarque : vous pourriez recevoir un avertissement concernant l'installation effectuée à partir de programmes d'installation tiers. Cela est tout à fait normal, cliquez sur le bouton Accepter et poursuivez l'installation jusqu'à la fin du processus.

Configurer le panneau

Une fois l'application installée sur le Panneau, il est temps de la configurer. Ouvrez l'application Web RICOH Spaces et, à partir de la page d'accueil, cliquez sur l'icône de la flèche vers le bas pour sélectionner l'option « Plus ». Sélectionnez « Visiteurs » à partir de cette boîte.  

Si vous ne parvenez pas à afficher l'icône « Visiteurs », cela signifie que vous ne disposez probablement pas des droits d'accès nécessaires. Vous devez donc contacter l'administrateur du site pour qu'il vous attribue le rôle d'administrateur de visiteurs.

Lorsque vous êtes dans la zone de gestion des visiteurs, vous pouvez commencer à configurer le panneau des visiteurs. Commencez par cliquer sur le bouton Configurer la connexion dans la barre supérieure.

Une icône « Configurer la connexion » s'affiche sur la page Visiteurs. 

Sélectionnez cette icône pour faire apparaître les questions concernant les visiteurs. Lorsque vous activez l'un de ces paramètres, ceux-ci sont définis partout où un visiteur est enregistré pour le bâtiment.

• Panneau Connexion
• Pré-réservation auprès de l'administrateur
• Pré-réservation à partir de la page d'accueil
• Pré-réservation à partir d'un nouvel événement

Cette zone vous permet de configurer le mode de connexion de vos visiteurs.

Vous accédez à une page vous permettant de configurer quelles informations sont capturées pour le visiteur et quelles notifications sont envoyées par la solution RICOH Spaces.

Aviser l'hôte

Une fois la fonction activée, l'HÔTE de la réservation recevra une notification par e-mail de l'arrivée du visiteur.

D'autres champs par défaut peuvent également être activés, puis rendus obligatoires en activant la fonction Rendre obligatoire.        

Chaque visiteur de votre site sera alors invité à remplir les champs obligatoires activés. 

Important : Toutes les mises à jour ici seront appliquées immédiatement, partout où les visiteurs peuvent s'enregistrer. En désactivant l'une des questions, elle ne s'affichera plus. 

Conception

Vous pouvez configurer l'aspect de vos écrans de connexion en vous rendant sur l'onglet Design. 

À partir de la page d'accueil, cliquez sur la flèche du menu déroulant et sélectionnez Plus. La zone Visiteurs se trouve dans la fenêtre contextuelle ici.

Une icône Configurer la connexion apparaît dans la zone Visiteurs. 

Sélectionnez cette icône pour faire apparaître les Champs de connexion des visiteurs, puis sélectionnez l'onglet Conception dans la barre supérieure.

C'est ici que vous choisissez quel aspect aura votre page d'accueil sur le panneau ou l'écran sélectionné.

Cette page vous permet de configurer l'apparence de votre panneau ou de votre écran pour tous les visiteurs. 

Cette configuration peut porter sur vos messages de bienvenue, le logo de votre entreprise et la couleur d'arrière-plan de votre choix. Vous trouverez un exemple ci-dessous.

Lorsque vous avez effectué vos modifications, cliquez sur Enregistrer pour les appliquer.

Votre écran est maintenant prêt à recevoir des visiteurs.

Ajouter des écrans

Vous allez maintenant vouloir installer des écrans de connexion pour les visiteurs (panneau/écran) dans votre bâtiment. Pour cela, accédez à l'onglet « Écrans » et utilisez le bouton « Ajouter un écran ».

Vous serez invité à saisir un code d'association. Celui-ci s'affiche sur le périphérique exécutant l'application RICOH Spaces. Une fois l'association terminée, l'écran affichera l'apparence de votre choix et les visiteurs pourront commencer à se connecter.

Pour en savoir plus, consultez le guide d'aide sur la Configuration de l'affichage pour les visiteurs.

N'oubliez pas : si vous souhaitez modifier la configuration, retournez dans les onglets Conception et Champs, mais souvenez-vous que cette modification s'appliquera à tous les périphériques associés de la liste d'écrans.