En este artículo se explican los pasos para configurar una nueva pantalla de visitante

RICOH Spaces permite a las empresas gestionar los mensajes de los visitantes que entran y salen de sus oficinas.

Instalación de la aplicación

Lo primero que hay que hacer es instalar la aplicación para visitas de RICOH Spaces, que se puede hacer simplemente descargando el archivo desde este enlace, cargándolo en el panel mediante una memoria USB y seleccionándolo desde el panel.

Nota: es posible que recibas una advertencia sobre la instalación desde instaladores de terceros. Esto es normal, acéptalo y continúa hasta completar el proceso.

Configuración del panel

Una vez instalada la aplicación en el Panel, es hora de configurarla. Abre la aplicación web RICOH Spaces y ve desde la página de inicio hasta el icono de la flecha hacia abajo, y consulta las opciones de "Más". En esta casilla, selecciona "Visitantes".  

Si no puedes ver el icono de "Visitas", probablemente no tienes privilegios de acceso y debes pedirle al administrador de la ubicación que te otorgue el rol de Administrador de visitas.

Una vez dentro del área de gestión de visitantes, puedes empezar a configurar el panel de visitantes. Comienza por hacer clic en el botón Configurar inicio de sesión de la barra superior.

En la página de Visitas, verás un icono de configuración de acceso. 

Selecciona este icono para que aparezcan las preguntas de los visitantes. Cuando se habilita cualquier parámetro  aquí, estos se establecen en todos los lugares donde se registra un visitante para el edificio.

• Panel de inicio de sesión
• Reserva previa del administrador
• Prereserva desde la página web
• Prereserva desde un nuevo evento

Desde esta área, puedes configurar cómo funcionará el inicio de sesión de tus visitantes.

Irás a una página que te permite configurar qué información se captura para el visitante y también qué notificaciones se envían por la solución RICOH Spaces.

Notificar al anfitrión

Una vez activado, el ANFITRIÓN de la reserva recibirá una notificación por correo electrónico de que el visitante ha llegado.

También hay otros campos por defecto que se pueden habilitar y luego hacerlos obligatorios activando la casilla Hacer obligatorios.         

A continuación, se pedirá a cualquier visitante de tu edificio que rellene los campos obligatorios habilitados. 

Importante: Todas las actualizaciones que se realicen aquí se aplicarán inmediatamente, en cualquier lugar donde se puedan registrar los visitantes. Si se desactiva una de las preguntas, dejará de mostrarse. 

Diseño

Puedes configurar el diseño de tus pantallas de inicio de sesión desde la pestaña de Diseño. 

Navega desde la página de inicio hasta la flecha desplegable y selecciona MÁS opciones. El Área de visitantes se encuentra en el cuadro emergente aquí.

Desde el Área de Visitas, verás un icono para configurar inicio de sesión. 

Selecciona este icono para que aparezcan los campos de acceso de los visitantes y, a continuación, selecciona la pestaña de diseño desde la barra superior.

Desde aquí, puedes diseñar cómo aparecerá tu Página de visitante en el Panel/Pantalla seleccionado.

Desde esta página, puedes configurar cómo verán las visitas el Panel/Pantalla. 

Esta puede incluir mensajes de bienvenida, el logotipo de la empresa y el color de fondo preferido. A continuación, se muestra un ejemplo.

Una vez que hayas realizado los cambios, haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

La pantalla ya está lista para empezar a recibir visitas.

Añadir pantallas

Ahora puedes poner pantallas de registro de visitantes (Panel / Pantalla)  en tu edificio. Para ello, dirígete a la pestaña de pantallas y utiliza el botón de añadir pantalla.

Aquí se te pedirá un código de emparejamiento que se muestra en tu dispositivo con la aplicación RICOH Spaces - Smart Displays. Una vez emparejado, la pantalla mostrará tu diseño y estará lista para que los visitantes comiencen a registrarse.

Para más información, consulta la guía de ayuda sobre "Configuración de la pantalla del visitante".

Recuerda que, si quieres cambiar la configuración en algún momento, debes volver a las pestañas de diseño y campos, pero no olvides que esto cambiará para todos los dispositivos emparejados en la lista de pantallas.