Gérez facilement tous vos visiteurs dans l'onglet Visiteurs. Cet outil puissant vous permet d'enregistrer et de suivre vos invités à toutes les étapes de leur visite. Cet article vous donne un aperçu du module et de toutes ses fonctionnalités.
Pour
gérer les visiteurs, vous devez avoir l'un des rôles suivants : administrateur des visiteurs, administrateur du site ou administrateur global.
Aperçu de l'onglet Visiteurs :
L'onglet Visiteurs contient 3 sous-onglets : Visites et Carnet d'adresses et Liste d'urgence
Visites :
Dans le sous-onglet Visites, les administrateurs obtiennent une vue d'ensemble de tous les visiteurs avec leurs coordonnées et les informations clés liées à leur visite
.
Filtres :
Statut :
Un moyen facile de trier vos visiteurs est de les classer selon leur statut. Il suffit de cliquer sur les différents statuts pour filtrer vos visiteurs.
Colonnes :
Plusieurs colonnes sont visibles par défaut :
Visiteur
Statut
Arrivée
Sortie
Titre du travail
Courriel
Entreprise
Réservations
Hôte
Carte journalière
Numéro de portable
Plaque d'immatriculation
Vous pouvez personnaliser votre tableau des visiteurs à l'aide de la fonction Modifier les colonnes
En survolant
les icônes situées sous la colonne des réservations, vous obtiendrez des informations clés sur les réservations du visiteur, telles que le bureau réservé, la place de parking, le nom de l'hôte et le numéro de casier.
Une
icône grisée indique qu'aucune réservation n'a été effectuée.
Recherche :
Un moyen rapide de trouver un visiteur spécifique est d'utiliser la barre de recherche.
Date :
Changez la date pour voir les visiteurs prévus à une date spécifique.
Fonctionnalités :
Conseil : Voulez-vous mettre à jour le statut de plusieurs visiteurs ? Vous pouvez le faire en sélectionnant les visiteurs et en utilisant la barre de navigation inférieure pour modifier ou supprimer.
Créer une visite :
Vous avez prévu une visite ? Utilisez le bouton Créer une visite.
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pourrez remplir tous les détails de la visite.
Trouver un visiteur vous permet de rechercher un visiteur existant dans votre carnet d'adresses ou de créer un nouveau profil de visiteur. Disposer d'un carnet d'adresses permet de réduire le temps nécessaire à l'enregistrement des mêmes visiteurs.
Calendrier des visites : Vous pouvez ajouter plusieurs dates à la fois si vous savez à l'avance quand vos visiteurs seront sur place.
Détails de la visite : Ajoutez un hôte à votre/vos visiteur(s). L'hôte recevra des notifications relatives à la présence de son/ses visiteur(s) - ceci devra être configuré. Vouspouvez apprendre comment le faire ici.
Commentaire à la réception : Texte de note libre à l'intention du personnel de la réception s'il y a quelque chose que vous devez lui signaler.
Statut de la visite : Choisissez le statut actuel des visiteurs : Pré-réservé, Sur place, Hors site et Départ.
Télécharger les visites :
Télécharger des visites vous permet de télécharger des fichiers .csv.
Exporter :
Obtenez un fichier .csv comprenant tous les détails de toutes les visites.
Carnet d'adresses :
Le carnet d'adresses stocke toutes les informations personnelles de vos visiteurs telles que le nom, l'adresse électronique, les numéros de téléphone de l'entreprise et les étiquettes.
Vous pouvez même filtrer vos contacts par entreprise ou utiliser la barre de recherche pour rechercher un contact spécifique.
Le bouton Afficher permet d'ouvrir le profil de votre contact.
Vous pouvez facilement modifier, supprimer ou créer une visite pour votre contact.
Lorsque vous créez ou modifiez un contact, vous pouvez le marquer comme privé. Cela signifie que le visiteur sera toujours dans le carnet d'adresses mais qu'il n'apparaîtra pas dans les recherches.
Liste d'urgence :
En cas d'urgence, les administrateurs peuvent accéder à la liste d'urgence des visiteurs. Cela permet de comptabiliser les visiteurs qui se trouvent sur le site.