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Si vous ne trouvez pas votre question ici ou si vous avez besoin d'une réponse plus détaillée, il existe peut-être un article consacré à ce sujet que vous pouvez facilement rechercher via la barre de recherche ci-dessus. Vous pouvez également nous contacter via le bouton d'Assistance situé en bas à droite de cet écran.
Pour vous aider à trouver plus facilement des informations, vous pouvez naviguer par catégories :
Général
Q : Que signifient les couleurs sur le plan d'étage ?
Vert : Disponible
Rouge : Réservé
Bleu : C'est votre réservation
Couleur personnalisée : Réservé uniquement pour une demi-journée.
Gris : Non disponible pour être réservé par vous
Transparent : Indisponible pour quiconque
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Q : Sur la page d'accueil de mon application Web, que signifie « Définir un statut » ?
Réserver un espace de travail signifie que vous êtes au bureau. Dans le cas contraire, la fonction « Définir un statut » vous permet de choisir si vous travaillez à domicile, ailleurs ou en dehors du bureau. Cela aide vos administrateurs à comprendre l'utilisation de l'espace de bureau. Nous vous recommandons donc de définir votre statut chaque semaine via l'application Web.
Q : Dois-je ajouter mon adresse e-mail ou m'inscrire quelque part pour accéder au portail ?
Non. Vous devriez pouvoir vous connecter à RICOH Spaces en utilisant simplement votre e-mail professionnel.
Q : Comment puis-je changer la langue de l'aide de RICOH Spaces ?
Faites défiler complètement la page d'assistance de RICOH Spaces et en bas à droite de votre écran, vous devriez voir un menu déroulant avec toutes les langues disponibles actuellement. Sélectionnez celle que vous souhaitez.
Q : Comment les applications fournissent-elles des mises à jour en direct si quelqu'un se trouve dans un espace ?
Les capteurs IoT capturent des données de la vie réelle qui sont synchronisées avec les applications pour vous offrir les fonctionnalités les plus avancées.
Q : Comment puis-je inscrire un invité ?
Seuls les administrateurs ont accès à cette fonction.
Pour enregistrer un invité, rendez-vous dans votre application Web, puis dans l'onglet Visiteurs. Cliquez sur ajouter un visiteur et suivez les étapes.
Réservations
Q : Comment puis-je voir la réservation de quelqu'un ?
Il existe plusieurs façons de procéder. L'une d'entre elles consiste simplement à se rendre dans le plan d'étage et à passer la souris sur les bureaux rouges (réservés) pour voir les noms apparaître.
Une autre façon est d'ouvrir votre application mobile RICOH Spaces, de sélectionner l'onglet Bureau et de naviguer pour voir les bureaux réservés et par qui.
Q : Un collègue peut-il réserver ou annuler une réservation à ma place ?
Pour l'instant, il n'est possible de réserver qu'au nom d'une personne. Pour ce faire, la personne doit vous configurer dans ses réglages. Consultez notre article ici pour savoir comment faire.
Q : Je veux changer mon bureau, comment puis-je faire ?
Annulez la réservation via la page d'accueil en cliquant sur votre réservation, puis sur « Libérer ». Sélectionnez ensuite un nouveau bureau et réservez-le.
Q : Dois-je m'enregistrer comme parti à la fin de la journée ?
Nous vous suggérons de le faire. Il suffit de vous enregistrer comme parti via la page d'accueil.
Q : J'ai fait une réservation et j'ai reçu une notification me demandant de procéder à mon check-in. Comment faire ?
Il y a généralement trois façons de s'enregistrer :
Sur l'application web : accédez à la page d'accueil et cliquez sur le bouton « check-in ».
Sur l'application mobile : accédez à la page d'accueil et cliquez sur le bouton « check-in ».
Si votre entreprise a activé cette fonction, utilisez votre application RICOH Spaces, onglet « Scanner QR » et scannez l'autocollant du code QR du bureau que vous avez réservé.
Q : Puis-je désactiver les notifications par e-mail me rappelant que la réservation sera annulée ?
Malheureusement, cela n'est pas possible pour le moment.
Q : Pourquoi ma réservation de bureau a-t-elle été annulée ?
Il y a deux explications à cela :
Vous ne vous êtes pas enregistré dans l'espace à temps et votre réservation a donc été automatiquement annulée
Un des administrateurs a annulé votre réservation
Q : J'ai fait une réservation de bureau par erreur, comment puis-je l'annuler ?
Si vous n'avez plus besoin de votre réservation, soyez courtois et permettez à un autre de vos collègues de la réserver.
Trouvez votre réservation sur votre page d'accueil, cliquez dessus et libérez-la. Cela annulera la réservation et la rendra disponible pour la réservation.
Q : Comment puis-je réserver un bureau dans un autre bureau ?
Changez votre emplacement en cliquant sur l'icône d'emplacement. Sélectionnez un bureau sur le plan d'étage correspondant et confirmez la réservation.
Q : Pourquoi ne puis-je pas réserver d'autres bureaux cette semaine ?
Il est très probable qu'un administrateur a mis en place un maximum de réservations de bureaux par semaine et que vous avez atteint ce nombre. Contactez votre administrateur pour en savoir plus.
Q : Comment faire une réservation pour une demi-journée ?
Vous ne pourrez effectuer des réservations pour la demi-journée que si un administrateur a activé cette fonction. Si c'est le cas, lors de la réservation, vous aurez la possibilité de réserver pour le matin, l'après-midi ou pour la journée entière.
Réservation de salles
Q : Puis-je réserver plusieurs salles en même temps ?
Pour l'instant, ce n'est pas possible
Q : J'ai oublié mon code pin. Qu'est-ce que je peux faire ?
Rendez-vous sur votre page de profil et réinitialisez votre code à partir de là.
Q : Pourquoi ma réservation a-t-elle été annulée ?
Il y a deux explications à cela :
Vous ne vous êtes pas enregistré à temps et votre réservation a donc été automatiquement annulée
Un des administrateurs a annulé votre réservation. Si tel estt le cas, vous avez alors reçu une notification à ce sujet expliquant ce qui s'est passé.
Q : Ma réunion s'est terminée plus tôt, comment puis-je libérer la réservation ?
Si un administrateur l'a configuré dans les paramètres, les capteurs IoT détecteront que la salle est libre et permettront de nouvelles réservations.
Si vous avez installé des panneaux de salle dans le bureau, utilisez le panneau de salle et cliquez sur « Annuler »
Une fois terminé, sur la page du calendrier de l'application RICOH Spaces, trouvez votre événement et annulez-le.
Q : Les autres personnes seront-elles averties si je les inclus dans une réservation de salle ?
Oui, tous les participants que vous avez ajoutés à la réservation de la salle seront informés et un événement apparaîtra dans leur calendrier.
Q : Pourquoi ne puis-je pas réserver une salle de réunion ?
La salle est déjà réservée. Elle devrait alors apparaître en rouge sur le plan d'étage
La salle n'est pas disponible. Elle devrait alors apparaître transparente sur le plan d'étage
Vous n'avez pas l'autorisation de réserver cet espace. La salle devrait alors apparaître en gris sur le plan d'étage
Parking et véhicules
Q : Pourquoi ne puis-je pas réserver une place de parking ?
Il est fort probable qu'il n'y ait pas de places disponibles. (Pas de places de parking colorées en vert)
Vos administrateurs n'ont peut-être pas encore activé cette fonction.
Si vous pensez qu'il y a un problème technique avec les applications, contactez l'assistance RICOH Spaces en utilisant le bouton d'assistance que vous voyez en bas à droite de cet écran.
Q : Application Web : Comment réserver un parking via le plan d'étage ?
Sélectionnez le plan d'étage correct via la liste déroulante au-dessus du plan d'étage
Sélectionnez un emplacement sur le plan d'étage en cliquant dessus (les places de parking disponibles sont en vert)
Choisissez le(s) jour(s) où vous souhaitez réserver cette place exacte
Cliquez sur Suivant
Vérifier que toutes les informations sont correctes
Confirmez la réservation
Vous devriez avoir reçu un e-mail de confirmation et votre réservation devrait apparaître sur votre page d'accueil
Si votre entreprise a intégré des barrières de parking, vous pouvez consulter la rubrique « Comment enregistrer votre véhicule » ici.
Q : Comment réserver un parking via l'application mobile ?
Accéder à la page d'accueil de l'application RICOH Spaces
Trouvez sur le calendrier la date à laquelle vous souhaitez effectuer une réservation et cliquez sur « Réserver »
Naviguez vers l'onglet Parking et sélectionnez une place de votre choix. (Les places disponibles sont en vert)
Confirmez la réservation
Vous recevrez un e-mail de confirmation et votre réservation devrait apparaître sur votre page d'accueil<