De grands pouvoirs impliquent de grandes responsabilités.
Les paramètres d'organisation sont un onglet puissant qui permet de gérer l'ensemble de votre organisation et de ses sites. Cet article présente les catégories et les sections de l'onglet, afin de vous permettre de mieux comprendre leur utilisation. Vous pourrez ensuite mettre à jour facilement et en toute confiance vos paramètres en fonction des besoins et de la croissance de votre organisation.
Remarque : l'onglet "Paramètres de l'organisation" n'est accessible qu'aux administrateurs. Un administrateur global aura accès à l'ensemble de l'organisation, tandis que les autres rôles peuvent avoir un accès limité aux différentes sections.
L'onglet contient deux catégories principales :
Organisation
Elle contient tous les sites et vous permet de mettre en œuvre des décisions à un niveau organisationnel plus élevé dans tous les sites.
Cette section comprend :
Emplacement: Vous pouvez visualiser vos sites dans ce sous-onglet et créer un nouveau site en utilisant le bouton "Créer un site" en bas à droite. En cliquant sur un site, vous accédez à l'intérieur du site et à un nouveau sous-menu.
Employés: Il contient tous vos employés. Vous pouvez rechercher un employé spécifique, décider qui peut accueillir des visiteurs, et afficher et modifier les profils des employés. Vous pouvez également désactiver les employés, ce qui signifie qu'ils n'apparaîtront pas dans les recherches.
Modèles: Ajoutez un message personnalisé s'affichant avant toute réservation de bureau et/ou envoyez un rappel automatique pour que les employés remplissent leurs cartes journalières.
Si cette option est activée, elle sera mise en œuvre dans TOUS les sites.
Détails de l'entreprise : Complétez le profil de votre organisation avec votre logo, votre nom et une description. C'est également là que vous ajoutez les domaines autorisés à se connecter à RICOH Spaces.
Groupes: Créez, téléchargez et gérez vos groupes AD.
Rôles de l'organisation : Visualisez les rôles actifs, et attribuez, modifiez ou supprimez des rôles.
Intégration: C'est ici que vous connectez toutes les intégrations à RICOH Spaces.
Groupes de lieux: Créez des groupes pour des sites similaires afin de mettre en œuvre plus facilement les paramètres entre les sites.
Paramètres : Vous pouvez masquer les visiteurs sur le flux et masquer les titres des réunions pour les non-administrateurs.
Lieu
Une fois que vous avez cliqué sur un lieu, vous y accédez.Contrairement aux modifications apportées dans les paramètres de l'organisation, lesmodifications que vous y apporterez ne seront valables que pour ce lieu.
Il comprend :
Détails : Il s'agit des détails de l'emplacement. Vous pouvez y imprimer des codes QR, définir le lieu, les heures et les jours de bureau.
Étages: Visualisez, créez, modifiez et réorganisez vos étages.
Zones: Visualisez, créez, modifiez ou supprimez des zones.
Espaces : Visualisez tous les espaces disponibles dans votre emplacement et les détails les concernant. Créez, modifiez, supprimez et exportez des espaces.
Écrans : Visualisez et gérez tous vos écrans (écrans d'orientation, écrans visiteurs, panneaux de salle).
Catalogue d'articles : Créez des éléments qui seront utilisés pour les demandes de service.
Politiques : Définissez les politiques de vos espaces, gérez la carte journalière et la confidentialité.
Rôles: Attribuer, modifier et supprimer des rôles.
Étiquettes de réunion: Créez des étiquettes que vous et votre employé pouvez utiliser lors de la réservation d'une salle.
Dispositions : Créez, modifiez et supprimez des mises en page de salles.
Automatismes : Créez et gérez les automatismes.
Journaux : Accédez aux journaux de l'emplacement.
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