Este artículo cubre las opciones de liberación de salas y las políticas de liberación automática.
RICOH Spaces permite a los administradores de las ubicaciones la posibilidad de ahorrar un valioso tiempo en las salas proporcionando una serie de políticas de Cancelación Inteligente. Existe la posibilidad de configurar un plazo (minutos) en el que se aplica la política y un método de cancelación, con 3 motivos de cancelación disponibles:
Cancelación inteligente
Si quieres cancelar las reservas de mesas si los empleados no se presentan y registran dentro de los parámetros establecidos, dirígete a la PESTAÑA de cancelación inteligente.
Tendrás que activar la opción de auto-cancelación de reuniones y establecer cuánto tiempo después de la hora de entrada se producirá la cancelación. Otras opciones aquí permitirán la cancelación de Salas de Reuniones vacías, y Escritorios libres.
Nota: Aquí también se pueden crear mensajes de cancelación de escritorio personalizados.
Navega desde la página de inicio de RICOH Spaces hasta la configuración de la organización, y selecciona la ubicación requerida. En la lista de opciones disponibles, selecciona ahora "Políticas", y "Cancelación inteligente" en la barra superior.
Avisaremos a los empleados antes de cancelar su reserva de mesa y les enviaremos un recordatorio el día de su reserva.
Si tienes instalados sensores de sala, puedes ir un paso más allá y habilitar la cancelación de escritorios zombis que son escritorios que se registran aunque no haya nadie sentado allí.
Cancelación automática de reuniones
Esto le permite establecer un parámetro de tiempo, después del cual se cancelará la reunión. Por ejemplo, si la reunión debía comenzar a las 09:00 horas y el ajuste aquí era de 10 minutos, la reunión se cancelará automáticamente a las 09:10 horas si nadie se ha registrado para entonces.
Qué pasa cuando se cancela
Sala de reuniones para rechazar la reunión (recomendado) Esta opción mantiene la reunión intacta para el organizador y todos los asistentes, pero la sala rechaza la reunión. Esta es la opción recomendada por RICOH Spaces, ya que permite al organizador seguir celebrando la reunión pero en un lugar diferente.
Cancela la reunión. La opción elimina completamente la reunión del calendario de las salas y de los calendarios de todos los asistentes.
Terminar la reunión antes de tiempo. Esta opción no modifica la reunión pero la termina antes de tiempo.
Cancelar las salas de reuniones vacías
Una vez activado, RICOH Spaces encuentra cualquier reunión que no haya sido registrada en tu ubicación. Si la cantidad de tiempo que no se ha registrado coincide con la cantidad de tiempo configurada, RICOH Spaces lleva a cabo el método de cancelación seleccionado.
RICOH Spaces ofrece dos políticas de cancelación de sala, que son:
Los minutos en los que una reunión está desocupada se clasifican como reunión Zombie. Parámetro de tiempo, que una vez establecido obligará a cancelar la reunión si nadie se registra en el período de tiempo dado.
Hay 3 opciones similares a las anteriores para establecer lo que ocurre con la reunión cuando está desocupada.
Cancelación automática reservas de escritorios no registradas
Permitir la cancelación de "reuniones fantasma"
Una vez activado, RICOH Spaces encuentra cualquier reunión que no haya sido registrada en tu ubicación. Si la cantidad de tiempo que no se ha registrado coincide con la cantidad de tiempo configurada, RICOH Spaces lleva a cabo el método de cancelación seleccionado.
Nota: Aquí se puede establecer un motivo de cancelación personalizado, que se emitirá al usuario.
Cancelar los escritorios desocupados
Permitir la cancelación de "reuniones zombis"
Una vez activada, RICOH Spaces encuentra cualquier reunión en la que se haya registrado pero que haya quedado vacía durante el tiempo configurado y lleva a cabo el método de cancelación seleccionado.