Este artigo cobre as opções de libertação de salas e as políticas de libertação automática.
A RICOH Spaces permite aos administradores de localização a capacidade de poupar tempo valioso na sala, fornecendo uma série de políticas de Cancelamento Inteligente. Existe a possibilidade de configurar um prazo (minutos) em que a política é promulgada e um método de cancelamento, com 3 razões de cancelamento disponíveis:
Cancelamento Inteligente
Se gostaria de cancelar reservas de secretária se os colaboradores não comparecerem e realizar o check-in dentro dos parâmetros configurados, dirija-se à aba de cancelamento inteligente.
Terá de ativar a opção de cancelamento automático de reuniões e definir quanto tempo após a hora do check-in o cancelamento ocorrerá. Outras opções aqui permitirão o cancelamento de Salas de Reunião Vazias, e Secretárias Desocupadas.
Nota: Também podem ser criadas aqui mensagens de cancelamento personalizadas de secretária.
Navegue a partir da Página Inicial RICOH Spaces para Configurações da Organização e selecione o Local necessário. Da lista de opções disponíveis, selecione agora 'Políticas', e 'Cancelamento Inteligente' a partir da barra superior.
Iremos notificar os colaboradores antes de cancelarmos a sua reserva de secretária enviando-lhes um lembrete no dia da reserva.
Se tiver sensores de sala instalados, pode dar um passo em frente e ativar o cancelamento de secretárias zombie que são secretárias que têm check-in realizado, no entanto, ninguém lá está sentado.
Cancelamento automático de reuniões
Isto permite definir um parâmetro de tempo, após o qual a reunião será cancelada. ou seja, se a reunião deveria começar às 09:00 hrs e a definição aqui fosse de 10 minutos, a reunião seria automaticamente cancelada às 09:10 hrs se ninguém tivesse feito o check-in até lá.
O que acontece quando é cancelado.
Sala de reuniões para rejeitar a reunião (recomendado) Esta opção mantém a reunião intacta para o organizador e todos os participantes, mas a sala declina a reunião. Esta é a opção recomendada pela RICOH Spaces, uma vez que permite ao organizador ainda ter a reunião, mas num local diferente.
Cancelar a reunião. A opção remove completamente a reunião do calendário das salas e de todos os calendários dos participantes.
Acabar a reunião mais cedo. Esta opção mantém a reunião intacta, mas termina mais cedo.
Cancelar Salas de Reunião Vazias
Uma vez ativada, a RICOH Spaces encontra qualquer reunião que não tenha sido verificada no seu local. Se o período de tempo em que não foi verificado corresponder ao período de tempo configurado, a RICOH Spaces executa o método de cancelamento selecionado.
A RICOH Spaces dispõe de duas políticas de cancelamento de sala, estas são:
Minutos em que uma reunião é desocupada antes da reunião ser classificada como reunião Zombie. O parâmetro de tempo, que uma vez definido, forçará a reunião a ser cancelada l se ninguém verificar dentro do período de tempo em questão.
Existem 3 opções semelhantes às anteriores para definir o que acontece à reunião quando o seu espaço não ocupado.
Cancelamento automático de marcações de secretária não verificadas
Permitir o cancelamento de 'reuniões fantasma'
Uma vez ativada, a RICOH Spaces encontra qualquer reunião que não tenha sido verificada no seu local. Se o período de tempo em que não foi verificado corresponder ao período de tempo configurado, a RICOH Spaces executa o método de cancelamento selecionado.
Nota: Um motivo de cancelamento personalizado pode ser definido aqui, e será emitido para o utilizador.
Cancelar Secretárias Desocupadas
Permitir o cancelamento de "reuniões zombie"
Uma vez ativada, a RICOH Spaces encontra qualquer reunião que tenha sido verificada mas deixada vazia durante o período de tempo configurado e executa o método de cancelamento selecionado.