Krijg snel antwoord op al jouw vragen.
Als je jouw vraag hier niet vindt of een meer gedetailleerd antwoord nodig hebt, kun je via bovenstaande zoekbalk zoeken of er misschien een artikel is gewijd aan het onderwerp waarover je meer wilt weten. Je kunt ook contact met ons opnemen via de knop 'Ondersteuning' rechtsonder in dit scherm.
Om het vinden van informatie gemakkelijker te maken, kun je een categorie selecteren:
Algemeen
V: Wat betekenen de kleuren op de plattegrond?
Groen: beschikbaar
Rood: gereserveerd
Blauw: dit is jouw reservering
Aangepaste kleur: gereserveerd voor een halve dag.
Grijs: kan door jou niet worden gereserveerd
Doorzichtig: voor niemand beschikbaar
.
V: Wat houdt 'Kies een status' op de startpagina van mijn webapp in?
Als je een werkruimte kunt reserveren, betekent dit dat je op kantoor bent. Als je dat niet bent, kun je met 'Kies een status' kiezen of je thuis of elders werkt of vrij bent. Zo krijgen de beheerders beter inzicht in het gebruik van de kantoorruimte. We raden je daarom aan je status wekelijks in te stellen via de webapp.
V: Moet ik mijn e-mailadres toevoegen of me ergens registreren om toegang te krijgen tot de portal?
Nee. Je moet gewoon met je zakelijke e-mailadres kunnen inloggen bij RICOH Spaces.
V: Hoe kan ik de taal van RICOH Spaces Help wijzigen?
Scrol op elke RICOH Spaces-ondersteuningspagina volledig naar beneden. Rechtsonder in het scherm zou je een vervolgkeuzemenu moeten zien met alle talen die op dit moment beschikbaar zijn. Selecteer de gewenste taal.
V: Hoe geven de apps live-updates over het al dan niet bezet zijn van een ruimte?
IoT-sensoren leggen in reallife gegevens vast die worden gesynchroniseerd met de apps om jou de meest geavanceerde functies te kunnen bieden.
V: Hoe kan ik een gast registreren?
Alleen beheerders hebben toegang tot deze functie.
Als je een gast wilt registreren, ga je naar de webapp en vervolgens naar het tabblad 'Bezoekers'. Klik op 'Bezoeker toevoegen' en volg de stappen.
Reserveringen
V: Hoe kan ik iemands reservering bekijken?
Er zijn meerdere manieren om dit te doen. Je kunt gewoon naar de plattegrond gaan en op de rode (gereserveerde) bureaus gaan staan. De naam van de persoon wordt nu weergegeven.
Je kunt ook je mobiele RICOH Spaces-app openen, het tabblad 'Kantoor' selecteren en bladeren om te zien welke bureaus door wie zijn gereserveerd.
V: Kan een collega voor mij reserveren of een reservering annuleren?
Op dit moment is het alleen mogelijk om namens iemand een reservering te doen. Hiertoe moet de betreffende persoon jou in zijn eigen omgeving instellen. Lees hier ons artikel voor meer informatie en instructies.
V: Ik wil mijn bureau wijzigen. Hoe doe ik dat?
Annuleer de reservering via de startpagina door op jouw reservering en vervolgens op 'Vrijgeven' te klikken. Selecteer daarna een nieuw bureau en reserveer het.
V: Moet ik aan het einde van de dag uitchecken?
We raden je aan dat te doen. Je kunt gewoon uitchecken via de startpagina.
V: Ik heb een reservering gedaan en heb een bericht ontvangen met het verzoek om in te checken. Hoe doe ik dat?
Je kunt gewoonlijk op drie manieren inchecken:
Op de webapp: ga naar de startpagina en klik op de knop 'Inchecken'.
Op de mobiele app: ga naar de startpagina en klik op de knop 'Inchecken'.
Als jouw bedrijf deze functie heeft ingeschakeld, gebruik dan de RICOH Spaces-app, ga naar het tabblad 'Scan QR' en scan de sticker met de QR-code van het door jou gereserveerde bureau.
V: Kan ik de e-mailberichten uitschakelen die mij eraan herinneren dat de reservering wordt geannuleerd?
Helaas is dit momenteel niet mogelijk.
V: Waarom is mijn bureaureservering geannuleerd?
Daar zijn 2 verklaringen voor:
Je hebt niet op tijd ingecheckt bij de ruimte en daardoor is jouw reservering automatisch geannuleerd.
Een van de beheerders heeft jouw reservering geannuleerd.
V: Ik heb per ongeluk een bureau gereserveerd. Hoe kan ik de reservering annuleren?
Als je jouw reservering niet nodig hebt, wees dan zo beleefd om deze te annuleren, zodat een andere collega het bureau kan reserveren.
Zoek jouw reservering op je startpagina, klik erop en geef het bureau vrij. De reservering wordt nu geannuleerd en het bureau kan nu door iemand anders worden gereserveerd.
V: Hoe kan ik een bureau op een ander kantoor reserveren?
Wijzig je locatie door op het locatiepictogram te klikken. Selecteer een bureau op de desbetreffende plattegrond en bevestig de reservering.
V: Waarom kan ik deze week geen bureaus meer reserveren?
Waarschijnlijk heeft een beheerder een maximum aantal bureaureserveringen per week ingesteld en heb je dit aantal bereikt. Neem contact op met de beheerder voor meer informatie.
V: Hoe kan ik een reservering doen voor een halve dag?
Je kunt alleen reserveren voor een halve dag als een beheerder deze functie heeft ingeschakeld. Als dat het geval is, kun je bij je reservering kiezen voor een ochtend, een middag of een hele dag.
Zaalreserveringen
V: Kan ik meerdere zalen tegelijk reserveren?
Op dit moment is dat niet mogelijk.
V: Ik ben mijn pincode vergeten. Wat kan ik doen?
Ga naar je profielpagina en reset daar je pincode.
V: Waarom is mijn reservering geannuleerd?
Daar zijn 2 verklaringen voor:
Je hebt niet op tijd ingecheckt en daardoor is jouw reservering automatisch geannuleerd.
Een van de beheerders heeft jouw reservering geannuleerd. In dat laatste geval zou je een bericht moeten hebben ontvangen met uitleg over wat er precies is gebeurd.
V: Mijn vergadering is eerder afgelopen. Hoe geef ik de zaal vrij?
Als een beheerder dit heeft ingesteld in de instellingen, zullen de IoT-sensoren detecteren dat de zaal vrij is en kunnen er nieuwe reserveringen worden gedaan.
Als er zaalpanelen in het kantoor zijn geïnstalleerd, gebruik dan het zaalpaneel en klik op 'Annuleren'.
Zoek hierna op de agendapagina van de RICOH Spaces-app jouw afspraak en annuleer deze.
V: Krijgen anderen bericht als ik hen aan een zaalreservering toevoeg?
Ja, alle deelnemers die je hebt toegevoegd aan de zaalreservering krijgen een bericht en er verschijnt een afspraak in hun agenda.
V: Waarom kan ik geen vergaderzaal reserveren?
De zaal is al gereserveerd. Deze moet dan in het rood worden weergegeven op de plattegrond.
De zaal is niet beschikbaar. De zaal moet dan doorzichtig zijn op de plattegrond.
Je hebt geen toestemming om deze ruimte te reserveren. De ruimte moet dan grijs zijn op de plattegrond.
Parkeren en voertuigen
V: Waarom kan ik geen parkeerplaats reserveren?
Waarschijnlijk zijn er geen parkeerplaatsen beschikbaar. (Geen groen gekleurde parkeerplaatsen)
De beheerders hebben die functie wellicht nog niet ingeschakeld.
Als je denkt dat er een technisch probleem is met de apps, neem dan contact op met het ondersteuningsteam van RICOH Spaces via de knop 'Ondersteuning' rechtsonder in dit scherm.
V: Hoe reserveer ik een parkeerplaats via de plattegrond in de webapp?
Selecteer de relevante plattegrond via het vervolgkeuzemenu boven de plattegrond.
Selecteer een locatie op de plattegrond door erop te klikken (de beschikbare parkeerplaatsen zijn groen gekleurd).
Kies de dag(en) waarvoor je deze plek wilt reserveren.
Klik op 'Volgende'.
Controleer of alle informatie juist is.
Bevestig je reservering.
Je moet nu een bevestigingsmail ontvangen en je reservering zou op je startpagina moeten verschijnen.
Als jouw bedrijf een slagboomsysteem voor het parkeerterrein heeft geïntegreerd, kun je hier bekijken hoe je jouw voertuig kunt registreren.
V: Hoe reserveer ik een parkeerplaats via de mobiele app?
Ga naar de startpagina van de RICOH Spaces-app.
Zoek in de agenda de datum waarvoor je een reservering wilt doen en klik op 'Reserveren'.
Navigeer naar het tabblad 'Parkeren' en selecteer een parkeerplaats naar keuze (de beschikbare parkeerplaatsen zijn groen gekleurd).
Bevestig je reservering.
Je ontvangt nu een bevestigingsmail en de reservering zou op je startpagina moeten verschijnen.
Als jouw bedrijf een slagboomsysteem voor het parkeerterrein heeft geïntegreerd, kun je hier bekijken hoe je jouw voertuig kunt registreren.
V: Hoe voeg ik een parkeerplaats toe aan een bureaureservering? En hoe reserveer ik een parkeerplaats afzonderlijk?