この記事では、退室オプションと自動キャンセルポリシーについて説明します。RICOH Spacesのロケーション管理者は、自動キャンセルポリシーを利用することで、貴重な予約時間を節約することができます。ポリシーが適用される時間スロット（分）とキャンセル方法を設定することができ、3つのキャンセル理由があります：
自動キャンセル
設定されたパラメータ内に従業員が現れず、チェックインしない場合、座席予約をキャンセルしたい場合は、自動キャンセルタブにアクセスしてください。
会議の自動キャンセルオプションを有効にし、チェックイン時間から何分後にキャンセルするかを設定する必要があります。ここでさらにオプションを追加すると、空の会議室や空いていない座席をキャンセルすることができます。
注意：カスタム座席キャンセルメッセージもここで作成することができます。
RICOH Spacesのホームページからテナント設定に移動し、必要なロケーションを選択します。利用可能なオプションのリストから、「ポリシー」を選択し、トップバーから「自動キャンセル」を選択します。
会議室センサーが設置されていれば、さらに一歩進んで、ゾンビ座席のキャンセルを可能にすることができます。
会議の自動キャンセル
例えば、会議が09:00に開始予定で、ここでの設定が10分だった場合、それまでに誰もチェックインしていなければ、会議は09:10に自動キャンセルされます。
キャンセルされるとどうなるか。
会議を辞退する（推奨）このオプションは、主催者とすべての出席者のミーティングをそのまま維持しますが、会議室はミーティングを拒否します。RICOH Spacesが推奨するオプションで、主催者は別のロケーションで会議を行うことができます。
会議をキャンセルするこのオプションは、会議室のカレンダーとすべての参加者のカレンダーから会議を完全に削除します。
会議を早めに終了する：このオプションは会議をそのまま維持しますが、早めに終了します。
空き会議室のキャンセル
有効にすると、RICOH Spacesはあなたのロケーションでチェックインされていない会議を見つけます。チェックインされていない時間が設定された時間に一致する場合、RICOH Spacesは選択されたキャンセル方法を実行します。
RICOH Spacesでは2つのキャンセルポリシーをご用意しております：
会議がゾンビ会議に分類される前に、会議が占有されていない時間。一度設定されると、指定された時間までに誰もチェックインしなかった場合、会議は強制的にキャンセルされます。
上記と同様のオプションが3つあり、キャンセル時に会議がどうなるかを設定できます。
チェックインしていない座席の予約を自動キャンセル
座席予約をキャンセルする前に、従業員に通知し、予約当日にリマインダーを送信します。
注意：ここにカスタム座席キャンセルの理由を設定することができ、ユーザーに発行されます。
チェックイン時間の30分前になると、自動キャンセルされることをお知らせするEメールが送信されます。
「チェックインされていない座席予約の自動キャンセル」ポリシー（分）に基づき、座席がキャンセルされた旨のキャンセルメールが送信されます。
現在、自動キャンセルポリシーは以下のように機能している：
チェックイン時間前に予約が行われた場合、チェックイン時間を何分過ぎてもチェックインされない場合は、座席のキャンセルポリシーに設定されているキャンセルとなります。
予約がチェックイン時間後に行われた場合、チェックイン時間は予約作成後の1時間として計算されます。例えば、予約が午後12時に作成された場合、チェックイン時間は午後1時に設定されます。チェックインされない座席予約の自動キャンセル'ポリシーで指定されたチェックイン時間の数分後に達すると、まだチェックインされていない場合、座席予約は削除され、座席予約がキャンセルされたことを確認するメールがユーザーに送信されます。
「ゴースト会議」のキャンセルを許可する
有効にすると、RICOH Spacesはあなたのロケーションでチェックインされていない会議を見つけます。チェックインされていない時間が設定された時間と一致する場合、RICOH Spacesは選択されたキャンセル方法を実行します。
注意：ここでカスタムキャンセルの理由を設定することができ、ユーザーに発行されます。
空き座席のキャンセル
「ゾンビ会議」のキャンセルを許可する
有効にすると、RICOH Spacesは、チェックインされたものの、設定された時間空席のままになっている会議を見つけ、選択されたキャンセル方法を実行します。