Gestite facilmente tutti i vostri visitatori nella scheda Visitatori. Questo potente strumento consente di registrare e tenere traccia degli ospiti in tutte le fasi della loro visita. Questo articolo fornisce una panoramica del modulo e di tutte le sue funzionalità.
Per gestire i visitatori, è necessario avere uno dei seguenti ruoli: amministratore dei visitatori, amministratore della sede o amministratore globale.
Panoramica della scheda Visitatori:
La scheda Visitatori contiene 3 sottotabelle: Visite, Rubrica ed Elenco emergenze
Visite:
Nella scheda Visite, gli amministratori ottengono una panoramica di tutti i visitatori con i loro dettagli di contatto e le informazioni chiave relative alla loro visita
.
Filtri:
Stato:
Un modo semplice per ordinare i visitatori è in base al loro stato. È sufficiente fare clic sui diversi stati per filtrare i visitatori.
Colonne:
Per impostazione predefinita, sono visibili più colonne:
Visitatore
Stato
Entrata
Uscita
Titolo del lavoro
Indirizzo e-mail
Azienda
Prenotazioni
Ospite
Pass giornaliero
Numero di cellulare
Targa di registrazione
È possibile personalizzare la bacheca dei visitatori utilizzando Modifica colonne
Passando il mouse sulle icone sotto la colonna delle prenotazioni si ottengono informazioni chiave sulle prenotazioni dei visitatori, come la scrivania prenotata, il posto auto, il nome dell'ospite e il numero dell'armadietto.
Un'
icona grigia rappresenta che non è stata effettuata alcuna prenotazione.
Ricerca:
Un modo rapido per trovare un visitatore specifico è usare la barra di ricerca.
Data:
Cambiare la data per vedere i visitatori previsti in una data specifica.
Funzionalità:
Suggerimento: Volete aggiornare lo stato di più visitatori? È possibile farlo selezionando i visitatori e utilizzando la barra di navigazione inferiore per modificarli o eliminarli.
Creare una visita:
Avete programmato una visita? Utilizzate il pulsante Crea una visita.
Si aprirà una nuova finestra in cui inserire tutti i dettagli della visita.
Trova un visitatore consente di cercare un visitatore esistente nella rubrica o di creare un nuovo profilo di visitatore. Avere una rubrica riduce il tempo necessario per registrare gli stessi visitatori.
Programma delle visite: È possibile aggiungere più date contemporaneamente, se si sa in anticipo quando i visitatori saranno sul sito.
Dettagli della visita: L'host riceveràle notifiche relative alle presenze dei suoi visitatori, che dovranno essere impostate. Persapere come fare, cliccate qui.
Commento alla reception: Testo di nota libero per il personale della reception se c'è qualcosa di cui dovete informarlo.
Stato della visita: Scegliete lo stato attuale dei visitatori: Prenotato, In sede, Fuori sede e Checked Out.
Carica visite:
Carica visite consente di caricare file .csv.
Esportazione:
Ottenere un file .csv con tutti i dettagli di tutte le visite.
Rubrica:
La Rubrica memorizza tutte le informazioni personali dei visitatori, come nome, e-mail, numeri di telefono dell'azienda e tag.
È anche possibile filtrare i contatti per azienda o usare la barra di ricerca per cercare un contatto specifico.
Utilizzando il pulsante Visualizza si apre il profilo del contatto.
È possibile modificare, eliminare o creare facilmente una visita per il contatto.
Quando si crea o si modifica un contatto, è possibile contrassegnarlo come privato. Ciò significa che il visitatore continuerà a essere presente nella rubrica, ma non apparirà in nessuna ricerca.
Elenco di emergenza:
In caso di emergenza, gli amministratori possono accedere all'elenco di emergenza dei visitatori. In questo modo, i visitatori che si trovano sul sito sono registrati.