Pour pouvoir effectuer des réservations par zone, un site doit être configuré. La création et la modification des zones sont gérées par les utilisateurs Admin ou Emplacement peuvent être effectuées via l'application Web RICOH Spaces.

Créer une zone

À partir de la page d'accueil, accédez aux paramètres d'organisation via les icônes situées sur le côté gauche et sélectionnez l'emplacement souhaité. L'écran Gérer l'emplacement s'affiche, à partir duquel vous pouvez sélectionner les zones.

Pour créer une zone, sélectionnez le signe +, saisissez les détails de la zone que vous créez, puis confirmez à quel étage elle doit être associée. Si nécessaire, vous pouvez télécharger une image pour représenter et visualiser la zone en cours de création.

Vous trouverez également d'autres options dans les onglets supérieurs : Type de réservation, Bureaux et Assigner à.

Type de réservation

Sélectionnez le type de réservation à appliquer à la zone.

Voir ici pour Bureau à la réservation et à l'arrivée

Voir ici pour Bureau à la réservation

Voir ici pour Bureau à l'arrivée

Bureaux

L'onglet Bureaux vous permettra de limiter les réservations et de fixer un nombre maximal de réservations dans cette zone. Il n'accepte que des caractères numériques et doit être activé pour devenir actif via le curseur. Les bureaux associés à la zone seront également affichés ici.

Assigner à

Affecter des groupes ou des personnes à une zone : l'onglet Assigner à vous permet de déterminer qui peut effectuer des réservations dans la zone en cours de création. Vous pouvez choisir un groupe système ou sélectionner certains utilisateurs dans la liste.

Sélectionnez « Ajouter assigné » pour choisir les groupes ou les personnes (ou les deux) pouvant réserver cette zone.

Les groupes ou utilisateurs sélectionnés s'affichent au bas de la carte. Lorsque vous avez terminé votre sélection, sélectionnez Assigner pour l'enregistrer.

Supprimer des personnes ou des groupes

Cette opération reprend le même processus, en choisissant parmi les DEUX options disponibles : Assigner ou Sélectionné. Pour modifier l'état du champ, cliquez sur Sélectionné ou sur le « x » situé à côté du nom. N'oubliez pas de sélectionner Assigner pour terminer cette opération.

Si vous avez supprimé tous les groupes et toutes les personnes, vous devez sauvegarder en sélectionnant Tout autoriser.

Autorisations de réservation de zone

Une organisation peut choisir de restreindre les réservations aux zones par équipe ou par personne. Exemple : le service financier peut uniquement réserver la zone A et le service commercial uniquement la zone B.

Pour savoir comment configurer un groupe, voir Gérer les bureaux de zones