RICOH Spaces offre aux administrateurs la possibilité de relier des bureaux proches les uns des autres : les Bureaux à proximité.

Ces liens sont importants car ils permettent à RICOH Spaces de désactiver les bureaux à proximité une fois la politique activée.

La configuration d'un bureau à proximité est simple. À partir de la page d'accueil Espaces, accédez à l'icône représentant un plan d'étage et sélectionnez le bureau que vous souhaitez ajouter à la liste Bureaux à proximité. Si vous possédez les autorisations adéquates, vous devriez voir un bouton Modifier dans la fenêtre contextuelle. (En haut à droite)

Si vous ne voyez pas le bouton Modifier, demandez les autorisations nécessaires à l'administrateur de votre site.

Une fois que vous aurez cliqué sur le bouton « Modifier », vous serez dirigé vers la page « Modifier l'espace ». Il s'agit d'un moyen rapide de modifier les informations clés concernant le bureau sélectionné et le bureau de proximité.

Dans le champ Bureau à proximité, commencez votre saisie et RICOH Spaces vous proposera plusieurs bureaux correspondant à vos critères. Sélectionnez le bureau de votre choix dans la liste qui s'affiche et enregistrez vos préférences.

Et voilà ! Vous avez créé deux bureaux proches l'un de l'autre.

Remarque : les liens de proximité fonctionnent de deux façons. Ainsi, si le bureau 58 est désigné comme le bureau situé à proximité du bureau 56, ce dernier sera désigné par défaut comme le bureau situé à proximité du bureau 58.

Une fois les liens établis, RICOH Spaces peut commencer à désactiver les bureaux lorsqu'un bureau à proximité est réservé. Cette fonction est utile si vous souhaitez limiter les contacts entre collaborateurs ou maintenir une certaine distance entre eux.

Pour cela, accédez à l'icône Paramètres d'organisation depuis votre page d'accueil, sélectionnez le bâtiment, puis les politiques sous Gérer l'emplacement.

Vous devriez désormais voir toutes les politiques proposées par RICOH Spaces.

La politique que nous recherchons se trouve dans la section intitulée « Désactiver les bureaux lors d'une réservation à proximité » : activez l'option et cliquez sur Enregistrer.

Désormais, chaque fois qu'un bureau est réservé, les bureaux situés à proximité seront aussi désactivés.