Verwalten Sie alle Ihre Besucher ganz einfach auf der Registerkarte "Besucher". Dieses leistungsstarke Tool ermöglicht es Ihnen, Ihre Gäste in allen Phasen ihres Besuchs zu registrieren und zu verfolgen. Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick über das Modul und alle seine Funktionen.
Um
Besucher verwalten zu können, benötigen Sie eine der folgenden Rollen: Besucher-Admin, Standort-Admin oder Global-Admin.
Übersicht über die Registerkarte Besucher:
Die Registerkarte Besucher enthält 3 Unterregisterkarten: Besuche, Adressbuch und Notfallliste
Besuche:
In der Unterregisterkarte Besuche erhalten Administratoren einen Überblick über alle Besucher mit ihren Kontaktdaten und den wichtigsten Informationen zu ihrem Besuch
.
Filter:
Status:
Eine einfache Möglichkeit, Ihre Besucher nach ihrem Status zu sortieren, ist ihr Status. Klicken Sie einfach auf den jeweiligen Status, um Ihre Besucher zu filtern.
Spalten:
Mehrere Spalten sind standardmäßig sichtbar:
Besucher
Status
Einchecken
Auschecken
Job-Titel
E-Mail
Unternehmen
Buchungen
Gastgeber
Tageskarte
Handy-Nummer
Registrierungsnummer
Sie können Ihre Besuchertafel mithilfe von Spalten bearbeiten
Wenn Sie den Mauszeiger
über die Symbole unter der Buchungsspalte bewegen, werden wichtige Informationen zu den Buchungen des Besuchers angezeigt, z. B. der gebuchte Schreibtisch, der Parkplatz, der Name des Gastgebers und die Schließfachnummer.
Ein
ausgegrautes Symbol bedeutet, dass keine Buchung vorgenommen wurde.
Suchen:
Eine schnelle Möglichkeit, einen bestimmten Besucher zu finden, ist die Verwendung der Suchleiste.
Datum:
Ändern Sie das Datum, um die für ein bestimmtes Datum geplanten Besucher zu sehen.
Funktionalitäten:
Tipp: Möchten Sie den Status von mehreren Besuchern aktualisieren? Wählen Sie dazu die Besucher aus und verwenden Sie die untere Navigations-/Bodenleiste zum Bearbeiten oder Löschen.
Besuch erstellen:
Haben Sie einen Besuch geplant? Verwenden Sie die Schaltfläche Besuch erstellen.
Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Details zu dem Besuch eingeben können.
Mit der Funktion "Besucher suchen" können Sie nach einem vorhandenen Besucher in Ihrem Adressbuch suchen oder ein neues Besucherprofil erstellen. Wenn Sie über ein Adressbuch verfügen, müssen Sie weniger Zeit aufwenden, um die gleichen Besucher zu registrieren.
Besuchszeitplan: Sie können mehrere Termine auf einmal hinzufügen, wenn Sie im Voraus wissen, wann Ihre Besucher vor Ort sein werden.
Besuchsdetails: Fügen Sie Ihren Besuchern einen Gastgeber hinzu.Der Gastgeber erhält Benachrichtigungen über die Anwesenheit seiner Besucher - dies muss eingerichtet werden. WieSie das machen, erfahren Sie hier.
Kommentar an die Rezeption: Sie können dem Empfangspersonal eine kostenlose Notiz zukommen lassen, wenn Sie es auf etwas aufmerksam machen möchten.
Besuchsstatus: Wählen Sie den aktuellen Status des Besuchers: Vorgebucht, Vor Ort, Außer Haus und Ausgecheckt.
Besuche hochladen:
Mit der Funktion "Besuche hochladen" können Sie .csv-Dateien hochladen.
Exportieren:
Erhalten Sie eine .csv-Datei mit allen Details aller Besuche.
Adressbuch:
Das Adressbuch speichert alle persönlichen Informationen über Ihre Besucher, wie z. B. Name, E-Mail, Firmen-Telefonnummern und Tags.
Sie können Ihre Kontakte sogar nach Unternehmen filtern oder die Suchleiste verwenden, um nach einem bestimmten Kontakt zu suchen.
Über die Schaltfläche Anzeigen wird das Profil Ihres Kontakts geöffnet.
Sie können Ihren Kontakt ganz einfach bearbeiten, löschen oder einen Besuch für ihn erstellen.
Wenn Sie einen Kontakt erstellen oder bearbeiten, können Sie ihn als privat markieren. Dies bedeutet, dass der Besucher weiterhin im Adressbuch enthalten ist, aber nicht mehr in der Suche angezeigt wird.
Notfallliste:
Im Falle eines Notfalls können Administratoren auf die Notfallliste der Besucher zugreifen. Auf diese Weise sind die Besucher, die sich vor Ort aufhalten, auffindbar.