В этой статье рассматриваются варианты освобождения помещений и политики автоматического освобождения.
RICOH Spaces позволяет администраторам помещений экономить ценное время, предоставляя ряд политик интеллектуальной отмены. Есть возможность настроить временные рамки (минуты), в течение которых политика вступает в силу, и метод отмены, причем доступны 3 причины отмены:
Интеллектуальная отмена
Если вы хотите отменить бронирование столов, если сотрудники не приходят и не регистрируются в соответствии с заданными параметрами, перейдите на вкладку интеллектуальной отмены.
Вам нужно
будет
включить опцию автоматической отмены встреч и установить, через какое время после регистрации произойдет отмена. Дополнительные опции здесь позволяют отменять пустые переговорные комнаты и незанятые рабочие места.
Примечание: здесь также можно создать пользовательские сообщения об отмене рабочих мест.
Перейдите с домашней страницы RICOH Spaces в Настройки организации и выберите необходимое местоположение. Из списка доступных опций выберите "Политики" и "Интеллектуальная отмена" на верхней панели.
Мы будем уведомлять сотрудников перед отменой бронирования рабочего места, а также отправлять им напоминание в день бронирования.
Если у вас установлены комнатные датчики, вы можете пойти дальше и включить отмену зомби-столов
, то
есть столов, которые зарегистрированы, но за ними никто не сидит.
Автоотмена встреч
Это позволяет установить временной параметр, после которого встреча будет отменена. Например, если встреча должна была начаться в 09:00 часов, а здесь установлено 10 минут, встреча будет автоматически отменена в 09:10 часов, если к этому времени никто не зарегистрировался.
Что происходит при отмене
.
Meeting Room to reject the meeting (recommended) Этот вариант сохраняет встречу для организатора и всех участников, но помещение отказывается от встречи. Это рекомендуемый вариант от RICOH Spaces, поскольку он позволяет организаторам по-прежнему проводить встречу, но в другом месте.
Отменить встречу. Эта опция полностью удаляет встречу из календаря помещения и календарей всех участников.
Завершить встречу досрочно. Эта опция позволяет сохранить собрание, но завершить его досрочно.
Отмена пустых конференц-залов
После включения этой функции RICOH Spaces найдет любую встречу, которая не была зарегистрирована в вашем месте. Если время, в течение которого встреча не была зарегистрирована, совпадает с настроенным временем, RICOH Spaces применяет выбранный метод отмены.
RICOH Spaces предлагает две политики отмены встреч, а именно:
Минуты, в течение которых помещение не занято, до того, как оно будет классифицировано как "зомби-встреча".
Временной параметр, при установке которого встреча будет отменена, если никто не зарегистрировался в указанный период времени.
Есть 3 опции, аналогичные вышеуказанным, для настройки того, что происходит со встречей, когда она не занята.
Автоматическая отмена бронирования столов, не зарегистрированных
Разрешить отмену "призрачных встреч
"
После включения RICOH Spaces находит любую встречу, которая не была зарегистрирована в вашем месте.
Если время, в течение которого встреча не была зарегистрирована, совпадает с настроенным временем, RICOH Spaces применяет выбранный метод отмены.
Примечание: Здесь можно задать пользовательскую причину отмены, которая будет выдана пользователю.
Отменить незанятые столы
Разрешить отмену "зомби-собраний
"
После включения RICOH Spaces найдет любое собрание, которое было зарегистрировано, но оставалось пустым в течение заданного времени, и выполнит выбранный метод отмены.