In dit artikel geven we wat meer informatie over het beheer van rechten en over de manier waarop Ricoh Spaces interactie heeft met jouw account.
Bij het configureren van je serviceaccounts kan Ricoh Spaces alleen faciliteiten synchroniseren en aanmaken waarvoor jij toestemming geeft.
Voor afspraken die via Ricoh Spaces worden gereserveerd, is de gebruiker die namens jou de reservering doet, de organisator en worden deze rechten standaard toegekend. Als Ricoh Spaces om een of andere reden de afspraak van de organisator niet kan bewerken, zal het terugvallen op het bijwerken van de agendaversie van de zaal.
Om bovengenoemde redenen hebben wij toestemming nodig om namens jouw gebruikers reserveringen te doen, zodat we een naadloze ervaring kunnen bieden, ongeacht of de gebruiker reserveert via het paneel bij de zaal, via internet of via de mobiele app.
Aanbevolen optie: superbeheerder
Je hoeft de gebruiker die reserveringen doet, geen superbeheerdersrechten te geven om Ricoh Spaces te gebruiken, maar het maakt het beheer van rechten wel veel eenvoudiger. Bovendien hoef je niet elke agenda afzonderlijk te beheren.
Geef in G Suite de gebruiker die reserveringen doet, de rechten van een 'superbeheerder'. Nu kan deze gebruiker alle agenda's van faciliteiten en gebruikers in je Google-account bewerken en hoef je niet voor elke agenda expliciet rechten toe te kennen. Je vindt deze optie in het Google Admin-paneel onder Beheerdersrollen.
Welke toegangsrechten heeft het account?
Wij gebruiken de Google OAuth-workflow om een token te krijgen dat we gebruiken tijdens de interactie met je G Suite-account. De scopes zijn beperkt tot dat gedeelte van het account waar jij toegang toe hebt gegeven en zijn afhankelijk van de configuratie van jouw account. Ongeacht welke rechten je het account geeft, Ricoh Spaces zal nooit iets anders doen dan de bewerkingen waar jij om vraagt.
Opmerking: volgens Google kan het na het toewijzen van de rol van superbeheerder aan een gebruiker tot twee weken duren voordat deze toegangsrechten van kracht worden.
Optie 2: deel alle agenda's
Je kunt alle agenda's delen via het door jou aangemaakte reserveringsaccount. Je vindt hier een Google-handleiding over het beheer van agenda's.
Open Google Agenda. Zoek in 'Mijn agenda's' aan de linkerkant de agenda van de faciliteit die je door gebruikers wilt laten bewerken in Ricoh Spaces. Als de faciliteit er nog niet is, voeg deze dan toe aan je lijst 'Mijn agenda's'.
Klik op 'Instellingen en delen' naast de agenda die je in Ricoh Spaces wilt beheren.
Voeg onder het gedeelte 'Delen met specifieke mensen' het e-mailadres van het reserveringsaccount van je organisatie toe. Kies in de vervolgkeuzelijst voor rechten de optie 'Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren'.
Nu kan Ricoh Spaces namens de agenda automatisch afspraken bewerken. Herhaal dit voor de agenda's van al je faciliteiten.