Beheer al uw bezoekers eenvoudig via het tabblad Bezoekers. Met deze krachtige tool kunt u uw gasten in alle fasen van hun bezoek registreren en volgen. Dit artikel geeft u een overzicht van de module en al zijn functionaliteiten.
Om bezoekers te beheren, hebt u een van de volgende rollen nodig: bezoekersadministrateur, locatieadministrateur of globale admin.
Overzicht van het tabblad Bezoekers:
Bezoeken:
In de subtab Bezoeken krijgen beheerders een overzicht van alle bezoekers, samen met hun contactgegevens en belangrijke informatie over hun bezoek
.
Filters:
Status:
Een gemakkelijke manier om uw bezoekers te sorteren is op hun status. Klik gewoon op de verschillende statussen om uw bezoekers te filteren.
Kolommen:
Meerdere kolommen zijn standaard zichtbaar:
Bezoeker
Status:
Inchecken
Uitchecken
Functie titel
E-mail
Bedrijf
Boekingen
Gastheer
Dagelijkse pas
Mobiel nummer
Registratieplaatje
U kunt uw bezoekersbord aanpassen via Kolommen bewerken
Als u
over de pictogrammen onder de boekingskolom gaat, ziet u belangrijke informatie over de boekingen van de bezoeker, zoals de geboekte balie, de parkeerplaats, de hostnaam en het lockernummer.
Een
grijsgemaakt pictogram betekent dat er geen boeking is gemaakt.
Zoeken:
Een snelle manier om een specifieke bezoeker te vinden is via de zoekbalk.
Datum:
Wijzig de datum om de bezoekers te zien die op een specifieke datum gepland staan.
Functionaliteiten:
Tip: Wilt u de status van meerdere bezoekers bijwerken?
Dat
kan door de bezoekers te selecteren en via de onderste nav/onderbalk te bewerken of te verwijderen.
Maak een Bezoek aan:
Heeft u een bezoek gepland? Gebruik de knop Bezoek aanmaken.
Dit opent een nieuw venster waar u alle details over het bezoek invult.
Zoek een bezoeker laat u toe een bestaande bezoeker op te zoeken in uw adresboek of een nieuw bezoekersprofiel aan te maken. Met een adresboek bespaart u tijd om dezelfde bezoekers te registreren.
Bezoekschema: U kunt meerdere data tegelijk toevoegen als u op voorhand weet wanneer uw bezoekers ter plaatse zullen zijn.
Bezoek details: Voeg een host toe aan uw bezoeker(s).De host zal meldingen ontvangen met betrekking tot de aanwezigheid van hun bezoeker - dit zal moeten worden ingesteld.U kunt hier leren hoe dat te doen.
Opmerking aan de receptie: Vrije notitie tekst aan de receptie personeel als er iets is dat je nodig hebt om hen bewust te maken van.
Bezoekstatus: Kies de huidige status van de bezoekers: Pre Booked, On Site, Off Site en Checked Out.
Bezoeken uploaden:
Met Upload Visits kunt u .csv-bestanden uploaden.
Exporteren:
Verkrijg een .csv-bestand met alle details van alle bezoeken.
Adresboek:
In het Adresboek worden alle persoonlijke gegevens van uw bezoekers opgeslagen, zoals Naam, E-mail, Bedrijfstelefoonnummers en Tags.
U kunt uw contacten zelfs filteren op Bedrijf of de Zoekbalk gebruiken om een specifiek contact te zoeken.
Met de knop Bekijken opent u het profiel van uw contactpersoon.
U kunt uw contactpersoon gemakkelijk bewerken, verwijderen of een bezoek aanmaken.
Wanneer u een contactpersoon aanmaakt of bewerkt, kunt u deze als privé markeren. Dit betekent dat de bezoeker nog steeds in het adresboek staat, maar niet in zoekopdrachten verschijnt.
Noodgevallenlijst:
In geval van nood hebben beheerders toegang tot de noodgevallenlijst van de bezoekers. Dit is zodat de bezoekers die zich op de site bevinden worden verantwoord.