Dit artikel gaat over de opties voor het vrijgeven van zalen en over beleidsregels voor automatische vrijgave.
Ricoh Spaces biedt locatiebeheerders de mogelijkheid om kostbare zaaltijd te besparen door een aantal beleidsregels voor 'Intelligente annulering' aan te bieden. Er kan een tijdsbestek (in minuten) worden ingesteld waarbinnen het beleid van kracht wordt en ook een annuleringsmethode met drie redenen voor annulering:
Intelligente annulering
Als je bureaureserveringen wilt annuleren wanneer medewerkers niet komen opdagen en niet inchecken binnen de ingestelde parameters, ga dan naar het tabblad 'Intelligente annulering'.
Schakel de optie Vergaderingen automatisch annuleren in en stel in hoe lang na de inchecktijd de annulering wordt uitgevoerd. De andere opties in dit scherm bieden de mogelijkheid om lege vergaderzalen en niet-bezette bureaus te annuleren.
Opmerking: je kunt hier ook aangepaste berichten voor annulering van bureaus aanmaken.
Ga vanaf de startpagina van Ricoh Spaces naar 'Organisatie' en selecteer de gewenste locatie. Kies nu uit de lijst met beschikbare opties de optie 'Beleidsregels' en 'Intelligente annulering' in de balk bovenaan.
We informeren medewerkers voordat we hun bureaureservering annuleren en sturen hen een herinnering op de dag van hun reservering.
Als je sensoren in de zaal hebt geïnstalleerd, kunt je nog een stap verder gaan en het annuleren van zombiebureaus inschakelen. Dit zijn bureaus waarbij wordt ingecheckt, maar waar niemand zit.
Vergaderingen automatisch annuleren
Hiermee kun je een tijdparameter instellen waarna de vergadering wordt geannuleerd. Als de vergadering bijvoorbeeld om 09.00 uur zou beginnen en de parameterinstelling is 10 minuten, dan wordt de vergadering om 09.10 uur automatisch geannuleerd als er dan nog niemand heeft ingecheckt.
Wat gebeurt er bij annulering?
De vergaderzaal wijst de vergadering af (aanbevolen). Bij deze optie blijft de vergadering intact voor de organisator en alle aanwezigen, maar de zaal wijst de vergadering af. Dit is de aanbevolen optie van Ricoh Spaces, omdat de organisator de vergadering nog steeds kan houden, maar dan op een andere locatie.
De vergadering wordt geannuleerd. Bij deze optie wordt de vergadering volledig uit de agenda van de zaal en de agenda van alle deelnemers verwijderd.
De vergadering wordt voortijdig beëindigd. Bij deze optie blijft de vergadering intact, maar wordt deze voortijdig beëindigd.
Lege vergaderzalen annuleren
Als je deze optie inschakelt, zoekt Ricoh Spaces naar vergaderingen op jouw locatie waarbij nog niet is ingecheckt. Als de tijdsduur dat er niet is ingecheckt, overeenkomt met de geconfigureerde tijd, voert Ricoh Spaces de gekozen annuleringsmethode uit.
Ricoh Spaces heeft de volgende twee beleidsregels voor het annuleren van zalen:
Het aantal minuten dat een vergadering niet-bezet is voordat de vergadering wordt geclassificeerd als een zombievergadering. Een tijdparameter die ervoor zorgt dat de vergadering wordt geannuleerd als er niemand binnen de opgegeven tijd is ingecheckt.
Er zijn nog drie opties, vergelijkbaar met bovenstaande optie, die je kunt instellen met betrekking tot niet-bezette vergaderingen.
Bureaureserveringen waarbij niet is ingecheckt automatisch annuleren
Annuleren van 'spookbijeenkomsten' toestaan
Als je deze optie inschakelt, zoekt Ricoh Spaces naar vergaderingen op jouw locatie waarbij nog niet is ingecheckt. Als de tijdsduur dat er niet is ingecheckt, overeenkomt met de geconfigureerde tijd, voert Ricoh Spaces de gekozen annuleringsmethode uit.
Opmerking: hier kan een aangepaste annuleringsreden worden ingesteld, die aan de gebruiker zal worden meegedeeld.
Niet-bezette bureaus annuleren
Annuleren van 'zombiebijeenkomsten' toestaan
Zombiebureaus zijn bureaus die gereserveerd zijn en waarbij is ingecheckt, maar die vervolgens gedurende lange tijd worden verlaten. Je kunt er met behulp van dit beleid voor kiezen om deze bureaus automatisch te annuleren na een tijdsperiode die je zelf kunt configureren.