Op een locatie moet het gebruik van reserveringen op basis van zones worden ingesteld om deze functie te kunnen gebruiken. Het aanmaken en wijzigen van zones wordt beheerd door gebruikers met beheerdersrechten of gebruikers op een bepaalde locatie en vindt plaats via de Ricoh Spaces-webapp. 

Een zone aanmaken

Ga vanaf de startpagina via de pictogrammen aan de linkerkant naar 'Organisatie' en selecteer de gewenste locatie. Je krijgt nu het scherm 'Locatie beheren' in beeld, van waaruit je zones kunt selecteren.

Je kunt als volgt een zone aanmaken: klik op de '+', voer de details in van de zone die je wilt aanmaken en geef aan op welke verdieping de zone zich bevindt. Je kunt desgewenst een afbeelding uploaden om duidelijk aan te geven welke zone wordt aangemaakt.

In de tabbladen bovenaan vind je meer opties voor 'Type reservering', 'Bureaus' en 'Toewijzen aan'. 

Type reservering

Selecteer het type reservering dat op de zone moet worden toegepast.

Klik hier voor 'Bureautoewijzing bij reservering en bij aankomst'.

Klik hier voor 'Bureautoewijzing bij reservering'.

Klik hier voor 'Bureautoewijzing bij aankomst'.

Bureaus

Op het tabblad 'Bureaus' kunt je het aantal reserveringen beperken en een maximum aantal reserveringen binnen deze zone instellen. Alleen numerieke tekens worden geaccepteerd en deze optie moet worden ingeschakeld via de schuifregelaar. Zodra er bureaus aan de zone zijn toegewezen, worden deze ook hier weergegeven.

Toewijzen aan

Groepen of personen aan een zone toewijzen: via het tabblad 'Toewijzen aan' kun je bepalen wie er reserveringen mag doen in de aangemaakte zone. Dit kan een systeemgroep zijn maar ook kunnen er specifieke gebruikers uit de lijst worden geselecteerd.

Klik op 'Toegewezen groep of persoon toevoegen' om groepen of personen (of beide) te selecteren die in deze zone kunnen reserveren.

Wanneer je groepen of gebruikers selecteert, verschijnen deze onder in het venster. Zodra je je definitieve selectie hebt gemaakt, moet je op Toewijzen klikken om de selectie op te slaan.

Personen of groepen verwijderen 

Dit proces is vergelijkbaar met het bovenstaande, maar hier kun je kiezen uit twee beschikbare opties: 'Toewijzen' en 'Geselecteerd'. Als je de status van het veld wilt wijzigen, klik dan op 'Geselecteerd' of op de 'x' die naast de naam staat. Vergeet niet 'Toewijzen' te selecteren om de actie te voltooien.

Als je alle groepen en personen hebt verwijderd, moet je dit opslaan door op 'Alle toestaan' te klikken.

Rechten voor reserveren van zones

Een organisatie kan besluiten om reserveringen te beperken tot zones per team of per persoon. Er kan bijvoorbeeld worden ingesteld dat de afdeling Financiën alleen zone A kan reserveren en de afdeling Verkoop alleen zone B.

Raadpleeg Bureaus in zones beheren voor hulp bij het instellen van een groep.