Dieser Artikel befasst sich mit den Optionen für die Freigabe von Räumen und den Richtlinien für die automatische Freigabe.
RICOH Spaces bietet Standortadministratoren die Möglichkeit, wertvolle Zeit zu sparen, indem es eine Reihe von intelligenten Stornierungsrichtlinien bereitstellt. Es besteht die Möglichkeit, einen Zeitrahmen (Minuten) zu konfigurieren, in dem die Richtlinie in Kraft tritt, sowie eine Stornierungsmethode, wobei 3 Stornierungsgründe zur Verfügung stehen:
Intelligente Stornierung
Falls Sie Schreibtischbuchungen stornieren möchten, wenn Mitarbeiter nicht innerhalb der festgelegten Parameter erscheinen und einchecken, gehen Sie zur Registerkarte Intelligente Stornierung.
Aktivieren Sie die Option Meetings automatisch stornieren, und legen Sie fest, wie lange nach der Check-In-Zeit die Stornierung erfolgen soll. Weitere Optionen hier ermöglichen die Stornierung von leeren Meeting-Räumen und nicht belegten Schreibtischen.
Hinweis: Hier können auch Anwender-definierte Stornomeldungen für den Schreibtisch erstellt werden.
Navigieren Sie von der RICOH Spaces-Startseite zu den Einstellungen des Unternehmens, und wählen Sie den gewünschten Standort. Wählen Sie nun aus der Liste der verfügbaren Optionen „Richtlinien“ und „Intelligente Stornierung“ in der oberen Leiste.
Wir benachrichtigen die Mitarbeiter, bevor wir ihre Schreibtischreservierung stornieren, und schicken ihnen am Tag der Reservierung eine Erinnerung.
Wenn Sie Raumsensoren installiert haben, können Sie einen Schritt weiter gehen und die Stornierung von Zombie-Schreibtischen aktivieren, d. h. von Schreibtischen, die zwar eingecheckt sind, an denen aber niemand sitzt.
Automatische Stornierung von Meetings
Hier können Sie einen Zeitparameter festlegen, nach dem das Meeting abgebrochen wird. Wenn z. B. ein Meeting um 09:00 Uhr beginnen sollte und hier 10 Minuten eingestellt sind, wird die Besprechung um 09:10 Uhr automatisch abgebrochen, wenn sich bis dahin niemand gemeldet hat.
Das passiert bei einer Stornierung.
Meeting-Raum lehnt das Meeting ab (empfohlen) Bei dieser Option bleibt das Meeting für den Organisator und alle Teilnehmer bestehen, aber der Raum lehnt das Meeting ab. Dies ist die von RICOH Spaces empfohlene Option, da sie es dem Organisator ermöglicht, das Meeting an einem anderen Ort abzuhalten.
Das Meeting absagen. Mit dieser Option wird das Meeting vollständig aus dem Kalender des Raums und allen Kalendern der Teilnehmer entfernt.
Das Meeting vorzeitig beenden. Bei dieser Option bleibt das Meeting bestehen, wird aber vorzeitig beendet.
Stornierung von leeren Meeting-Räumen
Sobald diese Funktion aktiviert ist, findet RICOH Spaces alle Meetings, die an Ihrem Standort noch nicht eingecheckt wurden. Wenn die Zeitspanne, in der es nicht eingecheckt wurde, mit der konfigurierten Zeitspanne übereinstimmt, führt RICOH Spaces die gewählte Stornierungsmethode aus.
RICOH Spaces bietet zwei Stornierungsrichtlinien für Räume an, die wie folgt lauten:
Minuten, in denen ein Meeting nicht besetzt ist, bevor es als Zombie-Meeting eingestuft wird. Zeitparameter, der, wenn er einmal gesetzt ist, dazu führt, dass die Besprechung abgebrochen wird, wenn sich niemand innerhalb der angegebenen Zeitspanne einfindet.
Es gibt 3 ähnliche Optionen, um festzulegen, was mit dem Meeting geschieht, wenn es nicht besetzt ist.
Automatische Stornierung von nicht eingecheckten Schreibtischbuchungen
Stornieren von „Ghost-Meetings“ zulassen
Sobald diese Funktion aktiviert ist, findet RICOH Spaces alle Meetings, die an Ihrem Standort noch nicht eingecheckt wurden. Wenn die Zeitspanne, in der es nicht eingecheckt wurde, mit der konfigurierten Zeitspanne übereinstimmt, führt RICOH Spaces die gewählte Stornierungsmethode aus.
Hinweis: Hier kann ein Anwender-definierter Stornierungsgrund angegeben werden, der dem Anwender mitgeteilt wird.
Stornierung von unbesetzten Schreibtischen
Stornieren von „Zombie-Meetings“ zulassen
Zombie-Schreibtische sind Schreibtische, die gebucht und eingecheckt wurden, dann aber für einen langen Zeitraum verlassen werden. Mit dieser Richtlinie können Sie diese Schreibtische nach einer konfigurierbaren Zeitspanne automatisch löschen lassen.