Gestione fácilmente a todos sus visitantes desde la pestaña Visitantes. Esta potente herramienta le permite registrar y realizar un seguimiento de sus invitados en todas las etapas de su visita. Este artículo le ofrece una visión general del módulo y de todas sus funcionalidades.
Para
gestionar visitantes, necesita uno de los siguientes roles: administrador de visitantes, administrador de ubicación o administrador global.
Visión general de la pestaña Visitantes:
La pestaña Visitantes contiene 3 subpestañas:
y Libreta de direcciones y Lista de emergencias
Visitas:
En la subpestaña Visitas, los administradores obtienen una visión general de todos los visitantes junto con sus datos de contacto e información clave relacionada con su visita
.
Filtros
:
Estado:
Una forma sencilla de clasificar a sus visitantes es por su estado. Simplemente haga clic en los diferentes estados para filtrar sus visitantes.
Columnas
:
Varias columnas son visibles por defecto:
Visitante
Estado
Entrada
Salida
Cargo
Correo electrónico
Empresa
Reservas
Anfitrión
Pase diario
Número de móvil
Placa de registro
Puede personalizar su tablero de visitantes utilizando Editar columnas
Al pasar el ratón
por encima de los iconos situados bajo la columna de reservas, se muestra información clave sobre las reservas del visitante, como el mostrador reservado, la plaza de aparcamiento, el nombre del anfitrión y el número de taquilla.
Un
icono atenuado representa que no se ha realizado ninguna reserva.
Búsqueda:
Una forma rápida de encontrar a un visitante concreto es utilizar la barra de búsqueda.
Fecha:
Cambie la fecha para ver los visitantes previstos en una fecha concreta.
Funcionalidades:
Consejo: ¿Desea actualizar el estado de varios visitantes? Puede hacerlo seleccionando los visitantes y utilizando la barra de navegación inferior para editar o eliminar.
Crear una visita:
¿Tiene prevista una visita? Utilice el botón Crear una visita.
Se abrirá una nueva ventana en la que podrá rellenar todos los datos de la visita.
Buscar una visita le permite buscar una visita existente en su libreta de direcciones o crear un nuevo perfil de visita. Disponer de una libreta de direcciones reduce el tiempo necesario para registrar a los mismos visitantes.
Calendario de visitas: Puede añadir varias fechas a la vez si sabe de antemano cuándo estarán sus visitantes en el sitio.
Detalles de la visita: Añade un anfitrión a tu(s) visitante(s).El anfitrión recibirá notificaciones relacionadas con la asistencia de su visitante - esto tendrá que ser configurado.Puede aprender a hacerlo aquí.
Comentario a recepción: Escriba una nota de texto al personal de recepción si hay algo de lo que necesite informarles.
Estado de la visita: Elija el estado actual de los visitantes: Reservado, En Sitio, Fuera de Sitio y Salida.
Cargar Visitas:
Cargar Visitas le permite cargar archivos .csv.
Exportar:
Obtenga un archivo .csv con todos los detalles de todas las visitas.
Agenda:
La Agenda almacena toda la información personal de sus visitantes como Nombre, Email, Números de teléfono de la empresa y Etiquetas.
Puede incluso filtrar sus contactos por Empresa o utilizar la barra de Búsqueda para buscar un contacto específico.
El botón Ver abre el perfil de su contacto.
Puedes editar, eliminar o crear una visita para tu contacto fácilmente.
Al crear o editar un contacto, puede marcarlo como privado. Esto significa que la visita seguirá estando en la agenda pero no aparecerá en ninguna búsqueda.
Lista
de
emergencia
:
En caso de emergencia, los administradores pueden acceder a la lista de emergencia de los visitantes. Esto es para que los visitantes que están en el sitio sean contabilizados.