この記事では、来訪者が現場に到着したときに何が起こるのかについて掘り下げていきます。
来訪者が事前登録済みかどうか、来訪者端末があるかどうかにかかわらず、さまざまなシナリオを提示します。
事前登録のない来訪者
来訪者が事前登録されていない場合（RICOH Spacesに来訪が作成されていない場合）、来訪者端末を使用して登録し、チェックインすることができます。また、RICOH Spacesから手動で登録することもできます。
従業員のリストからホストを選択することができます。チェックインが完了すると、選択したホストに通知されます。
事前登録者
事前登録された来訪者は、現地で待機している。
RICOH Spacesでは、来訪者モジュールと来訪者に送信されるコミュニケーションを完全にコントロールすることができます。
来訪者端末のあるロケーション
来訪者は、来訪者端末を使ってチェックインすることができます。来訪メールを受信している場合は、固有のPINを使用して本人確認を行うことができます。また、端末に表示されたQRコードを使用することもできます。
利用者が来訪前に記入していない来訪者アンケートがある場合は、記入するよう促されます。アンケートはEメールでも送信できます。
来訪者が端末上でチェックイン・プロセスを行うと、自動的にチェックインされます。
来訪者端末のないロケーション
受付:
来訪者は手動でチェックインするために受付に移動します。ステータスはRICOH Spaces上で手動で更新する必要があります。さらに、来訪者にバッジが与えられている場合は、来訪者の詳細ページに手動で追加する必要があります。
来訪者アンケートがある場合は、それをEメールで来訪者に送り、記入してもらう必要があります。
ホスト／主催者：
受付がない場合は、グローバル/来訪者管理者、ホストまたは主催者が来訪者をお迎えします。来訪者のステータスを手動で変更し、来訪者にアンケートを送信する必要があります。