この記事では、Web上のRICOH Spacesで来訪を作成するさまざまな方法について説明します。

3つの方法：フィード、モジュール、スケジュール。これらは異なるエリアから始まりますが、来訪作成のステップは同じです。

1.RICOH Spaces Webアプリにアクセスします。

2.画面右側のフィードに移動します。

3.来訪者セクションを選択します。

4.「来訪の作成」をクリックします。

5.来訪作成セクションの手順に従ってください。

スケジュールを通して来訪者を予約する場合、あなたはその来訪者を会議室予約の一部として追加することになります。

1.RICOH Spacesアプリにアクセスします。

2.スケジュールに移動します。

3.新しい予約を作成するか、来訪者を追加したい既存の予約を見つけてください。

4.会議端末で、出席者セクションに移動する。

5.来訪者のメールアドレスを入力し、「追加」をクリックします。

注意：出席者が直接参加するか、オンラインで参加するかを選択できます。

6.必要な情報をすべて入力したら、「イベントを作成」をクリックします。

7.「来訪者の作成」をクリックして、外部出席者の来訪者を作成します。

注意：会議の日付を更新すると、出席者と来訪者に通知されます。

注意：もしあなたが正しい権限を持つ管理者であれば、そのロケーションのすべての来訪を見ることができます。一般ユーザーは自分が作成した来訪、または自分が参加している来訪のみを見ることができます。

1.「来訪者」タブに移動します。

2.画面上部の「+」アイコンをクリックし、「来訪の作成」をクリックします。

「来訪の作成」をクリックすると、新しいウィンドウが開き、1回または複数の来訪をシームレスに作成することができます。

注意：他のフィールドについては、来訪者設定に依存します。

いくつかのフィールドは、電子メールなどの機能に関連しています。これがないと、招待メールを送ることができません。

注意：CSVアップロードでは、来訪者はアドレス帳に保存されません。

招待メールを送るかどうか、アドレス帳に登録するかどうか、非公開にするかどうかを選択できます*。

*この場合、来訪者はアドレス帳に追加されますが、(来訪者モジュール以外の)検索には表示されません。

注意：来訪にはホストが必要です。

注意：主催者とは、システム内のどこであれ、通常ホストが編集権限を持っている来訪者を完全に見ることができますが、ホストとして表示されない人のことです(例:個人アシスタント)。

来訪者はEメール通知を受け取ると、リンクをたどってステップ（アンケートがある場合）を完了することで、来訪に関する詳細を見ることができます。

注意：来訪者は回答を送信するためにアンケートを送信しなければなりません。ページを離れると、また最初からやり直さなければなりません。

注意：ホストと主催者は、来訪者がアンケートに回答したことを知らせるメールを受け取ります。

管理者は来訪者にスペースを割り当てることができます。これは座席、駐車場、ロッカー、会議室など様々です。来訪者の詳細ページを開き、右側の割り当てセクションを使用してスペースを割り当てるだけです。

利用可能なすべてのスペースのリストとマップビューが表示されます。どちらか一方からスペースを選択すると、もう一方にそのスペースがハイライトされ、両方が同期されます。

来訪をクリックすると、アンケート状況やアクティビティログなど、来訪者とその来訪に関連する詳細を確認、編集することができます。

来訪者の詳細ウィンドウのテキストフィールドにあるID番号により、建物の正面にいる受付係は、来訪者に与えられたバッジを入力することで、その日の来訪者を追跡することができます。

注：正しいRICOH Spacesパッケージがあれば、来訪者の名前の横にある王冠のアイコンをクリックしてVIPとしてマークすることができます。