Questo articolo descrive le opzioni di rinuncia delle sale e le politiche di rinuncia automatica.
RICOH Spaces consente agli Amministratori luogo di risparmiare tempo prezioso fornendo una serie di politiche di Cancellazione intelligente. C'è la possibilità di configurare un lasso di tempo (minuti) in cui la politica viene attuata e un metodo di cancellazione che prevede 3 motivi di cancellazione:
Annullamento intelligente
Per cancellare le prenotazioni delle scrivanie se i dipendenti non si presentano e non fanno il check-in entro i parametri stabiliti, vai alla scheda Cancellazione intelligente.
È necessario abilitare l'opzione di cancellazione automatica delle riunioni e impostare quanto tempo dopo l'orario del check-in avverrà la cancellazione. Ulteriori opzioni consentiranno di cancellare Sale riunioni vuote e Scrivanie non occupate.
Nota: qui è possibile creare anche i messaggi di Cancellazione personalizzata di scrivanie.
Dalla Homepage di RICOH Spaces vai in Impostazioni Organizzazione e seleziona il Luogo richiesto. Dall'elenco delle opzioni disponibili, seleziona ora "Politiche" e "Cancellazione intelligente" dalla barra superiore.
Prima di cancellare la prenotazione di una scrivania, avviseremo i dipendenti interessati e invieremo loro un promemoria il giorno in cui effettuano una prenotazione.
Se sono stati installati dei sensori di sala, è anche possibile attivare la cancellazione delle scrivanie fantasma ovvero quelle scrivanie per cui è stato effettuato il check-in ma non sono occupate.
Cancellazione automatica delle riunioni
Questo consente di impostare un parametro di tempo dopo il quale la riunione sarà cancellata. Per esempio, se la riunione doveva iniziare alle 09:00 e il parametro di tempo impostato era 10 minuti, la riunione sarà automaticamente cancellata alle 09:10 se entro quest'ora nessuno ha effettuato il check-in.
Cosa succede in caso di cancellazione.
Riunione rifiutata dalla sala riunioni (consigliato) Questa opzione mantiene la riunione intatta per l'organizzatore e tutti i partecipanti, ma la sala rifiuta la riunione. Questa è l'opzione consigliata da RICOH Spaces perché consente all'organizzatore di svolgere comunque la riunione ma in un luogo diverso.
Annulla la riunione. L'opzione rimuove completamente la riunione dal calendario delle sale e dai calendari di tutti i partecipanti.
Termina la riunione in anticipo. Questa opzione mantiene la riunione intatta ma la termina in anticipo.
Cancella le sale riunioni vuote
Una volta attivato, RICOH Spaces individua qualsiasi riunione per cui non è stato effettuato il check-in nel tuo luogo. Se il tempo in cui non è stato effettuato il check-in corrisponde al tempo configurato, RICOH Spaces esegue il metodo di cancellazione selezionato.
RICOH Spaces offre due politiche di cancellazione delle sale:
Minuti in cui una riunione non è occupata prima che la riunione sia classificata come riunione Zombie. Parametro temporale che, una volta impostato, annullerà la riunione se nessuno effettua il check-in entro il periodo di tempo stabilito.
Ci sono 3 opzioni simili da impostare per ciò che succede quando la riunione non è occupata.
Cancella automaticamente le prenotazioni di scrivanie per cui non è stato effettuato il check-in
Consenti annullamento di "riunioni fantasma"
Una volta attivato, RICOH Spaces individua qualsiasi riunione per cui non è stato effettuato il check-in nel tuo luogo. Se il tempo in cui non è stato effettuato il check-in corrisponde al tempo configurato, RICOH Spaces esegue il metodo di cancellazione selezionato.
Nota: qui è possibile impostare un motivo di cancellazione personalizzato che verrà comunicato all'utente.
Cancella le scrivanie non occupate
Consenti annullamento di "incontri zombie"
Le scrivanie fantasma sono scrivanie che sono state prenotate e per cui è stato effettuato il check-in, ma che poi vengono lasciate vuote per un lungo periodo di tempo. Si può scegliere di cancellare automaticamente queste scrivanie dopo un periodo di tempo configurabile applicando questa politica.