Obliger les employés à remplir un formulaire avant de pouvoir effectuer une réservation

Si un bâtiment ne peut être réservé par personne par défaut, vous pouvez utiliser nos formulaires d'accès à un site et vous assurer que vous possédez la bonne configuration de politique, que vous pouvez consulter dans notre guide de politique concernant la gestion de votre bâtiment.

Configurer un formulaire d'accès au site

À partir de la page d'accueil, accédez aux icônes situées sur le côté gauche, jusqu'à la flèche vers le bas, où vous serez invité à afficher plus d'éléments.

Dans la liste des options étendues, sélectionnez l'icône FORMULAIRES.

Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez le bouton « Créer un nouveau formulaire ».

Appuyez sur Sélectionner puis sur SUIVANT : une liste d'emplacements s'affiche. Ils correspondent à l'emplacement que vous souhaitez que le formulaire couvre. 

Remarque : nos formulaires d'accès aux sites peuvent couvrir plusieurs sites. Utilisez la touche Maj pour sélectionner plusieurs emplacements.

Si vous ne parvenez pas à sélectionner l'emplacement, cela signifie qu'un autre formulaire est déjà configuré pour cet emplacement.

Lorsque les bons emplacements ont été sélectionnés, appuyez sur le bouton Construire un formulaire.

Un écran Nouveau formulaire s'affiche. Celui-ci vous permet de saisir les questions que vous souhaitez poser pour cet emplacement.

Envoi du formulaire du collaborateur

Si le formulaire d'accès d'un collaborateur n'est pas approuvé, le message suivant s'affiche.

Lorsqu'ils cliqueront sur Compléter le formulaire, ils verront apparaître les questions que vous avez configurées à l'étape précédente.

Si l'utilisateur interrompt le processus, il peut compléter les formulaires à tout moment dans sa page de profil, le processus pouvant également être lancé depuis cette page.

Lorsque le collaborateur a envoyé son formulaire, il constate un changement de statut sur l'écran du formulaire principal.

Approuver des formulaires

Si vous disposez des droits appropriés (administrateur de formulaires, administrateur d'emplacement ou administrateur global), vous pourrez voir tous les formulaires envoyés dans la zone Formulaires.

De là, vous pouvez consulter et approuver le formulaire d'un collaborateur. Le collaborateur sera informé de tout changement de statut de son formulaire. Si vous rejetez le formulaire, le collaborateur peut en compléter un autre.