(Guía del usuario - web)

RICOH Spaces puede permitir que los espacios/salas se conecten y, por lo tanto, que su configuración y disposición varíen para aumentar la capacidad de asientos o una disposición deseada de escritorios y sillas, es decir, una disposición de sala de juntas o de clase.

Al solicitar una reserva de Linked Space, los usuarios también serán informados de las horas de cierre o de preparación como parte del proceso de reserva y estas se tendrán en cuenta en el tiempo total de la reunión. La vista de la programación de la sala proporciona visibilidad de todos los espacios vinculados, que pueden identificarse mediante un icono de cadena y un número determinado de capacidad máxima de asientos.

Reservar un espacio vinculado

Desde la página web de RICOH Spaces, navega hasta la programación de salas.

Selecciona la fecha y la planta necesarios para tu reserva. Se mostrará una lista de Salas de reuniones y esta lista incluirá cualquier Espacio vinculado.

Desde esta vista y observando la línea de tiempo en la parte superior de esta pantalla, selecciona la hora de inicio de la reunión haciendo clic en la casilla correspondiente. Aparecerá un cuadro de información sobre la reunión. Introduce los detalles de esta reunión, añade cualquier nota e invita a los asistentes como de costumbre.

Los usuarios pueden ahora seleccionar el tipo de diseño; para ello, deben hacer clic en .

En la lista desplegable AHORA selecciona el Diseño preferido.

Es importante tener en cuenta que la reserva debe tener en cuenta la hora límite. Si intentas reservar este Espacio vinculado y la hora límite está fijada en 1 hora, entonces sólo puedes hacer esta reserva con al menos 1 hora de antelación.

En el caso de que intentes reservar el Espacio vinculado dentro de la hora límite, se mostrará un mensaje similar al de abajo.

En este ejemplo, la hora de corte establecida por el administrador es de 15 minutos. A las 11:44 horas solo puedo reservar a partir de las 12:00 horas. Si la reunión se fijó para que comenzara a las 12:30 horas, el evento y la solicitud de disposición se crearán y aparecerán en tu(s) calendario(s).

Se envía un correo electrónico de confirmación al anfitrión y se confirma el horario de la reunión y la sala del espacio vinculado. 

En caso de que la reunión se cancele, se emiten nuevas notificaciones como confirmaciones y la reunión se elimina de todos los calendarios.

¡Bien hecho! ¡Has terminado! 🎉