Gestión de los horarios de la oficina, políticas y aspectos básicos
Antes de que tus empleados empiecen a utilizar RICOH Spaces, es importante que te asegures de que los edificios están correctamente configurados para que los usuarios obtengan la mejor experiencia.
Solo hay unas pocas cosas que comprobar para asegurarte de que las cosas funcionan como esperas y el resto lo consideraríamos temas avanzados.
Seleccionar el edificio
Para seguir esta guía, asegúrate de que vas a tu página de inicio y seleccionas el icono de los edificios para la organización, y luego la ubicación del edificio correspondiente.
Desde aquí puedes calcular múltiples opciones.
Horas de oficina
Establecer tu horario de oficina es clave para garantizar que los empleados solo puedan reservar (escritorios) dentro de los horarios permitidos.
Ubicación y zona horaria
Lo más probable es que ya hayamos configurado la zona horaria y la localización correctas para ti durante la incorporación, sin embargo, para comprobar o cambiar esto, desplázate hasta el Área de dirección.
La ubicación se utiliza para las funciones basadas en la localización y en los informes.
Políticas
Las políticas te permiten configurar cómo quieres que se comporte tu edificio, hay algunas políticas clave que debes asegurarte de configurar para que tus empleados puedan empezar con áreas como la reserva de escritorios y habitaciones.
Políticas clave para la reserva de escritorios
A través de la pestaña Escritorios, puedes establecer las políticas clave iniciales para configurar correctamente RICOH Spaces.
- Permitir que se realicen futuras reservas de escritorios (con X días de antelación)
- Reserva de franjas horarias AM / PM
- Permitir el registro desde la aplicación web
- Activar el registro telefónico
- Activar el código QR
- Restringir las reservas
- Se requiere un formulario de acceso válido
- Deshabilitar los escritorios cercanos al reservar
Cancelación inteligente
Si quieres cancelar las reservas de mesas si los empleados no se presentan y registran dentro de los parámetros establecidos, dirígete a la pestaña de cancelación inteligente.
Tendrás que activar la opción de cancelación automática de reuniones y establecer cuánto tiempo después de la hora de entrada se producirá la cancelación. Otras opciones aquí permitirán la cancelación de Salas de Reuniones vacías, y Escritorios libres.
Nota: Aquí también se pueden crear mensajes de cancelación de escritorio personalizados.
Avisaremos a los empleados antes de cancelar su reserva de mesa y les enviaremos un recordatorio el día de su reserva.
Si tienes instalados sensores de sala, puedes ir un paso más allá y habilitar la cancelación de los escritorios zombis que son escritorios que se registran aunque no haya nadie sentado allí.
¿Escritorios no flexibles?
Por defecto, RICOH Spaces permite a los empleados reservar cualquier escritorio. Si quieres asegurarte de que solo pueden reservar una mesa asignada a ellos, tienes que activar la opción Requerir mesas asignadas. Se encuentra en la pestaña ESCRITORIOS.
Ubicaciones restringidas
Algunos edificios no pueden ser reservados por nadie. Lo tenemos previsto.
Si necesitas aceptar la aprobación antes de que un empleado pueda reservar en una ubicación, tienes que activar la aprobación del formulario de acceso y asegurarte de que has configurado un formulario de acceso a la ubicación.
Esto significará que cada empleado debe rellenar el formulario y tenerlo completo antes de que la reserva de escritorio esté disponible en el lugar.
Formularios de acceso a la ubicación
Políticas clave de reserva de salas
RICOH Spaces te permite exigir el registro de las salas de reuniones para que se puedan cancelar automáticamente. Esto requiere que tengas un panel de sala de RICOH Spaces o un panel integrado de terceros para que el sistema sepa que la reserva se ha registrado.
Para activar la política dirígete a Salas de reuniones y activa la política de Requerir registro de entrada en eventos y establece una hora. A continuación, asegúrate de que tienes activada la cancelación inteligente para las salas de reuniones.
Para activar la política dirígete a Salas de reuniones y activa la política de Requerir registro de entrada en eventos y establece una hora. A continuación, asegúrate de que tienes activada la cancelación inteligente para las salas de reuniones.
Cancelación de salas de reuniones vacías
Las salas vacías pueden causar serios problemas a las organizaciones, al habilitar la cancelación inteligente para las salas de reuniones puedes resolverlo.
Activa la política de cancelación de salas de reuniones vacías y establece el tiempo que tiene el empleado antes de que la reunión se considere una "reunión zombi".
¿Qué pasará con la reserva? Esta parte depende de ti, hay múltiples opciones para elegir.
- Sala de reuniones para rechazar la reunión (recomendado)
Esta opción mantiene la reunión intacta para el organizador y todos los asistentes, pero la sala declina la reunión. Esta es la opción recomendada por RICOH Spaces, ya que permite al organizador seguir celebrando la reunión pero en un lugar diferente.
- Cancela la reunión.
La opción elimina completamente la reunión del calendario de las salas y de los calendarios de todos los asistentes.
- Termina la reunión antes de tiempo.
Esta opción mantiene la reunión intacta pero la termina antes de tiempo.
Cancelación automática reservas de escritorios no registradas
Activa la política de Cancelación automática de reservas de escritorio no registradas y establece el tiempo en minutos, después de la hora de entrada reservada, en que esa reserva de escritorio se clasifica como "mesa fantasma".
También tienes la opción de añadir un mensaje personalizado para el motivo de cancelación del escritorio.
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