Wenn Sie irgendwo in RICOH Spaces eine Besprechung buchen, wird Ihnen das Veranstaltungsfenster angezeigt. In diesem Artikel werden die verschiedenen Felder und deren Verwendung erklärt.

1. Titel der Veranstaltung
2. Von und bis (oder bei ganztägigen Veranstaltungen)
3. Besprechungsauftritt - Eine Veranstaltung kann als wiederkehrende Besprechung eingerichtet werden.
   • Wählen Sie die Häufigkeit, z. B. wöchentlich, monatlich
   • Wiederholungen - Wählen Sie die Anzahl der Wiederholungen aus (bis zu 10 Mal)

4. Gastgeber - Dies ist standardmäßig Sie, aber Sie können im Namen eines anderen Gastgebers buchen, indem Sie dessen Namen eingeben, wenn Sie über delegierte Buchungsrechte verfügen.
5. Stockwerk und Besprechungsraum - Wenn Sie diesen Raum über den Zeitplan ausgewählt haben, wird er automatisch hinzugefügt und sein Bild wird weiter unten angezeigt. Andernfalls suchen Sie nach dem Raum, den Sie der Buchung hinzufügen möchten.
6. Konferenz hinzufügen - Teams Meeting oder Keine.
7. Meeting Label - Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen (falls von Ihrer Organisation eingerichtet).
8. Kostenstelle - Dies ist ein Freitextfeld zur Erfassung spezifischer Kosteninformationen für das Unternehmen.
9. Privat machen - Es gibt auch die Möglichkeit, eine Besprechung durch Umschalten des Schalters privat zu machen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
10. Layout auswählen - Wählen Sie aus einer Liste verfügbarer Layouts (falls von Ihrer Organisation eingerichtet), um anzugeben, wie Sie den Raum am Tag einrichten möchten. Für jedes Layout kann eine Auf- und Abbauzeit erforderlich sein. Wenn dies der Fall ist, werden sie automatisch zu Beginn und Ende Ihrer Buchung hinzugefügt.
11. Service hinzufügen - Sie haben auch die Möglichkeit, einen Service hinzuzufügen, den Sie benötigen (falls von Ihrer Organisation eingerichtet). Weitere Informationen finden Sie hier.
12. Teilnehmer hinzufügen - Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Personen hinzu, die Sie zu der Besprechung einladen möchten.
    • Wenn es sich um interne Mitarbeiter handelt, können Sie sie aus einer vordefinierten Liste auswählen, nachdem Sie nach ihrem Namen gesucht haben. Wenn es sich um externe Mitarbeiter handelt, geben Sie manuell die E-Mail-Adresse jedes Einzelnen ein und drücken Sie die Eingabetaste, um sie der Liste hinzuzufügen.
    • Sie haben die Möglichkeit, alle externen Teilnehmer als Besucher vorzubuchen.
13. Nachdem Sie die erforderlichen Felder ausgefüllt haben, können Sie Ihre Buchung bestätigen, indem Sie auf "Veranstaltung erstellen" oder "Zur Genehmigung senden" klicken, wenn der ausgewählte Raum eine Genehmigung für die Buchung erfordert.
14. Es wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt, und Einladungen werden an den Gastgeber und die Teilnehmer gesendet (bei Räumen, für die eine Genehmigung erforderlich ist, geschieht dies erst, nachdem die Buchung genehmigt wurde).