Bài viết này đề cập đến các tùy chọn phát hành phòng và chính sách phát hành tự động.

RICOH Spaces cho phép quản trị viên vị trí tiết kiệm thời gian quý giá trong phòng bằng cách cung cấp một số chính sách Hủy thông minh. Có khả năng định cấu hình khung thời gian (phút)  trong đó chính sách được ban hành và phương pháp hủy, với 3 lý do hủy có sẵn:

Hủy bỏ thông minh

Nếu bạn muốn hủy đặt bàn nếu nhân viên không xuất hiện và nhận phòng trong các thông số đã đặt, hãy truy cập TAB hủy thông minh.

Bạn sẽ cần bật tính năng tự động hủy cuộc họp tùy chọn và đặt khoảng thời gian sau thời gian đăng ký, việc hủy bỏ sẽ xảy ra. Các tùy chọn khác ở đây sẽ cho phép hủy bỏ Phòng họp trống và bàn không có người.

Lưu ý: Bạn cũng có thể tạo thông báo Hủy bộ phận tùy chỉnh tại đây.

Điều hướng từ Trang chủ RICOH Spaces đến Cài đặt tổ chức và chọn Vị trí cần thiết. Từ danh sách các tùy chọn có sẵn, bây giờ hãy chọn 'Chính sách' và 'Hủy thông minh' từ Thanh trên cùng.

Chúng tôi sẽ thông báo cho nhân viên trước khi hủy đặt bàn của họ cùng với việc gửi lời nhắc cho họ vào ngày đặt phòng.

Nếu bạn đã cài đặt cảm biến phòng, bạn có thể tiến thêm một bước nữa và bật tính năng hủy bàn làm việc của zombie là những bàn đã được đăng ký nhưng không có ai ngồi ở đó.

Tự động hủy cuộc họp

Điều này cho phép bạn đặt để đặt một thông số thời gian, sau đó cuộc họp sẽ bị hủy. tức là nếu cuộc họp dự kiến bắt đầu lúc 09:00 và thời gian cài đặt ở đây là 10 phút, cuộc họp sẽ tự động bị hủy lúc 09:10 nếu lúc đó không có ai đăng ký.

Điều gì xảy ra khi bị hủy.

1. Phòng họp để từ chối cuộc họp (được khuyến nghị) Tùy chọn này giữ nguyên cuộc họp cho người tổ chức và tất cả những người tham dự, nhưng phòng từ chối cuộc họp. Đây là tùy chọn được đề xuất từ RICOH Spaces vì nó cho phép người tổ chức vẫn có cuộc họp nhưng ở một địa điểm khác.
2. Hủy cuộc họp. Tùy chọn xóa hoàn toàn cuộc họp khỏi lịch phòng và lịch của tất cả những người tham dự.
3. Kết thúc cuộc họp sớm. Tùy chọn này giữ nguyên cuộc họp nhưng kết thúc sớm.

Hủy các Phòng họp trống

Sau khi được bật RICOH Spaces sẽ tìm thấy bất kỳ cuộc họp nào chưa được đăng ký tại vị trí của bạn. Nếu lượng thời gian chưa được kiểm tra khớp với lượng thời gian đã định cấu hình, RICOH Spaces sẽ thực hiện phương pháp hủy đã chọn.

RICOH Spaces cung cấp hai chính sách hủy phòng, đó là:

Vài phút mà cuộc họp không có người sử dụng trước khi cuộc họp được phân loại là cuộc họp Thây ma. Tham số thời gian, sau khi được đặt sẽ buộc cuộc họp bị hủy bỏ nếu không có ai kiểm tra trong khoảng thời gian nhất định.  

Có 3 tùy chọn tương tự như trên để đặt cho những gì xảy ra với cuộc họp khi cuộc họp không có người. 

Tự động hủy đặt chỗ tại bàn không được ký gửi