В этой статье рассматриваются варианты освобождения помещений и политики автоматического освобождения.

RICOH Spaces позволяет администраторам помещений экономить ценное время, предоставляя ряд политик интеллектуальной отмены. Есть возможность настроить временные рамки (минуты), в течение которых политика вступает в силу, и метод отмены, причем доступны 3 причины отмены:

Интеллектуальная отмена

Если вы хотите отменить бронирование столов, если сотрудники не приходят и не регистрируются в соответствии с заданными параметрами, перейдите на вкладку интеллектуальной отмены.

Вам нужно

будет

включить опцию автоматической отмены встреч и установить, через какое время после регистрации произойдет отмена. Дополнительные опции здесь позволяют отменять пустые переговорные комнаты и незанятые рабочие места.

Примечание: здесь также можно создать пользовательские сообщения об отмене рабочих мест.

Перейдите с домашней страницы RICOH Spaces в Настройки организации и выберите необходимое местоположение. Из списка доступных опций выберите "Политики" и "Интеллектуальная отмена" на верхней панели.

Мы уведомим сотрудников перед отменой бронирования рабочего места, а также отправим им напоминание в день бронирования.

Если у вас установлены комнатные датчики, вы можете пойти дальше и включить отмену зомби-столов

, то

есть столов, которые зарегистрированы, но за ними никто не сидит.

Автоотмена встреч

Это позволяет установить временной параметр, после которого встреча будет отменена. Например, если встреча должна была начаться в 09:00 часов, а здесь установлено 10 минут, встреча будет автоматически отменена в 09:10 часов, если к этому времени никто не зарегистрировался.

Что происходит при отмене

.

1. Meeting Room to reject the meeting (recommended) Этот вариант сохраняет встречу для организатора и всех участников, но помещение отказывается от встречи. Это рекомендуемый вариант от RICOH Spaces, поскольку он позволяет организаторам по-прежнему проводить встречу, но в другом месте.
2. Отменить встречу. Эта опция полностью удаляет встречу из календаря помещения и календарей всех участников.
3. Завершить встречу досрочно. Эта опция позволяет сохранить собрание, но завершить его досрочно.

Отмена пустых конференц-залов

После включения этой функции RICOH Spaces найдет любую встречу, которая не была зарегистрирована в вашем месте. Если время, в течение которого встреча не была зарегистрирована, совпадает с настроенным временем, RICOH Spaces применяет выбранный метод отмены.

RICOH Spaces предлагает две политики отмены встреч, а именно:

Минуты, в течение которых помещение не занято, до того, как встреча будет классифицирована как "зомби-встреча".

Временной параметр, после установки которого встреча будет отменена, если никто не зарегистрировался в указанный период времени.

Есть 3 опции, аналогичные вышеуказанным, для настройки того, что происходит со встречей, когда она не занята.

Автоматическая отмена бронирования столов, не зарегистрированных

"