A RICOH Spaces oferece aos administradores a possibilidade de ligar secretárias que estão próximas umas das outras; chamamos-lhes Secretárias Próximas. 

Estas ligações são importantes uma vez que ajudam a RICOH Spaces a desativar as Secretárias Próximas assim que a política for ativada.

Configurar as secretárias nas proximidades

Montar uma secretária próxima é fácil. A partir da página inicial dos Espaços, navegue até ao ícone da planta e selecione a secretária que deseja adicionar nas proximidades. Se tiver as permissões corretas, deverá ver um botão de edição no ecrã popup. (em cima à direita)

Se não vir o botão de editar, deverá solicitar as permissões apropriadas ao seu administrador de localização.

Uma vez clicado o botão editar, será navegado para a página do espaço de edição, esta é uma forma rápida de editar informação chave sobre a secretária selecionada e a Secretária Próxima.

No campo "Nearby Desk", basta começar a datilografar e a RICOH Spaces sugerirá mesas que correspondam aos critérios. A partir da lista apresentada, selecione a secretária que pretende e guarde as suas preferências.

É isso, fizeram 2 secretárias próximas uma da outra.

Nota - as ligações próximas existem de 2 maneiras, portanto, se a Desk 58 estiver definida como Desk 56 próxima, por defeito a Desk 56 será definida como Desk 58 próxima.

Desativar marcações de secretária nas proximidades

Uma vez feitas as ligações, a RICOH Spaces pode começar a desativar as secretárias quando uma secretária próxima é reservada. Isto é útil se quiser limitar o contacto dos empregados ou manter uma distância definida entre empregados.

Para o fazer, navegue da sua página inicial para o Ícone de Configurações da Organização, selecione o edifício, e depois Políticas em Gerir Localização.

Deverá agora ver todas as políticas que a RICOH Spaces tem para oferecer.

A política que queremos está dentro da secção chamada 'Desativar secretárias próximas no momento da reserva', ligar a alternância e clicar em guardar.

Agora, a qualquer momento, a reserva de uma secretária será também desativada qualquer secretária próxima.