Uma vez que todas as áreas de segurança estejam cobertas. Agora precisa de dizer à RICOH Spaces para reservar dentro dos seus recursos.

1) Empurrando Recursos   

Tem a opção de a RICOH Spaces empurrar todos os recursos de que dispõe diretamente para G Suite, caso ainda não existam.

Para o fazer, navegue até ao ícone de definições da Organização na barra da esquerda e depois selecione o local desejado. A partir desta página Gerir Localização, verá as Opções de Espaço de Trabalho do Google.

O ID do edifício G Suite precisa de corresponder ao ID do edifício que tem dentro do G Suite https://admin.google.com/ac/calendarresources/buildings

Tem agora a opção de executar a sincronização, pode demorar alguns momentos quando carregar no botão para que o serviço comece. Seja paciente. 

2) Advertência   

Executando a sincronização empurrará Recursos da RICOH Spaces para a sua conta G-Suite.

Se já existir um ID de recurso Google já fornecido no recurso espacial, o recurso será atualizado e se não existir um ID de recurso Google, então estaremos atentos para criar um novo recurso.

Se o recurso não for encontrado aquando da atualização, criará um novo recurso.

Isto não pode ser desfeito, por isso certifique-se de que compreende o que esta sincronização irá fazer. Uma vez iniciada, a sincronização continuará em segundo plano e receberá uma notificação uma vez concluída.

3) Recursos Existentes   

Cada espaço é identificado pelo seu ID de recurso da G-Suite, esta informação pode ser encontrada na página de detalhes do espaço quando se editam espaços.

Navegue a partir da página inicial para organização configurações e selecione a sua localização/construção. A partir da Página de Gestão de Localização , selecionar Espaços a partir das opções listadas, selecionar um Espaço e Editar.

A partir da página Detalhes do Espaço, selecionar Calendário a partir das opções listadas.

Se o ID do recurso for preenchido quando a sincronização for realizada, a RICOH Spaces irá atualizar em vez de criar um novo recurso.

Se não houver identificação do recurso no momento da sincronização, a RICOH Spaces criará um novo recurso com a sua identificação local e preencherão automaticamente as opções do G Suite.

Este processo não pode ser revertido e recomendamos que crie um local de teste dentro da G-Suite e RICOH Spaces, se não tiver a certeza. As alterações podem ser desfeitas manualmente.

4) O que se segue 

Qualquer espaço dentro da RICOH Spaces que tenha uma identificação de recurso de calendário não empurrará eventos de calendário para o calendário no momento da reserva. Estas marcações serão feitas em nome do utilizador para que este tenha o controlo total.

5) Limitações 

Sincronização de Calendário

O nosso apoio G-Suite é atualmente limitado. Podemos sincronizar recursos e calendários apenas a partir da RICOH Spaces Se um item de calendário for alterado diretamente no calendário do Google, isto não se refletirá na RICOH Spaces, mas esta funcionalidade estará disponível em breve.

Calendários de secretária

A RICOH Spaces tem características específicas para reservas de secretária, incluindo políticas avançadas e regras de reserva e cessionário de tempo limitado. Por este motivo, recomendamos não utilizar a integração do calendário para reservas de secretária, pois não podemos honrar as regras quando as reservas são feitas diretamente no Google Calendar.

As reservas de secretária também aparecerão a partir do horário de expediente, isto significa que todas as reservas sincronizadas com um calendário de utilizadores aparecerão durante a maior parte do dia, no entanto, criamos reservas de secretária como "Grátis" para evitar que pareçam ocupadas durante este período.