Wanneer u ergens binnen RICOH Spaces een vergadering boekt, krijgt u het gebeurtenissenpaneel te zien. Dit artikel geeft uitleg over de verschillende velden en hoe u ze kunt gebruiken.

1. Titel
2. Van en tot (of als het de hele dag is)
3. Bijeenkomsten - Een bijeenkomst kan worden ingesteld als een terugkerende bijeenkomst.
   • Selecteer de frequentie, bijv. wekelijks, maandelijks
   • Aantal keer - Selecteer het aantal keer dat u het evenement wilt laten plaatsvinden (tot 10 keer)

4. Host - dit bent u zelf, maar u kunt boeken namens een andere host door hun naam in te voeren als u gedelegeerde boekingsrechten heeft.
5. Verdieping en vergaderzaal - Als u de zaal via het schema kiest, wordt deze automatisch toegevoegd en wordt de afbeelding verderop getoond. Zoek anders naar de ruimte die u aan de boeking wilt toevoegen.
6. Vergaderingtoevoegen - Teams Vergadering of Geen.
7. Vergaderingslabel - Kies uit de beschikbare opties (indien ingesteld door uw organisatie).
8. Kostenplaats - Dit is een vrij tekstveld om specifieke kosteninformatie voor het bedrijf vast te leggen.
9. Privé maken - Er is ook een optie om een vergadering privé te maken door de toggle om te zetten. Meer informatie vindt u hier.
10. Kies een lay-out - kies uit een lijst van beschikbare lay-outs (indien ingesteld door uw organisatie) om aan te geven hoe u de ruimte op de dag zelf wilt instellen. Elke opstelling kan een opbouw- en resettijd vereisen. Als dat het geval is, worden deze automatisch aan het begin en einde van uw boeking toegevoegd.
11. Voeg een dienst toe - U hebt ook de mogelijkheid om diensten toe te voegen die u nodig hebt (als die door uw organisatie zijn ingesteld). Meer informatie vindt u hier.
12. Genodigden toevoegen - Voeg de e-mailadressen toe van degenen die u wilt uitnodigen voor de vergadering.
    • Als ze intern zijn, zou u ze moeten kunnen selecteren uit een voorgedefinieerde lijst nadat u op hun naam hebt gezocht. Als ze extern zijn, typt u handmatig het e-mailadres van elke persoon in en drukt u op enter om ze aan de lijst toe te voegen.
    • U hebt de mogelijkheid om externe deelnemers vooraf als bezoeker te boeken.
13. Zodra u de gewenste velden hebt ingevuld, kunt u de boeking bevestigen door te klikken op "Evenement aanmaken" of "Ter goedkeuring verzenden" als voor de geselecteerde zaal goedkeuring nodig is om te boeken.
14. Er verschijnt een bevestigingsbericht en er worden uitnodigingen verstuurd naar de gastheer en de genodigden (voor kamers waarvoor dit pas gebeurt als de boeking is goedgekeurd).