Wanneer u ergens binnen RICOH Spaces een vergadering boekt, krijgt u het gebeurtenissenpaneel te zien. Dit artikel geeft uitleg over de verschillende velden en hoe u ze kunt gebruiken.
- Titel
- Van en tot (of als het de hele dag is)
-
Bijeenkomsten - Een bijeenkomst kan worden ingesteld als een terugkerende bijeenkomst.
- Selecteer de frequentie, bijv. wekelijks, maandelijks
- Aantal keer - Selecteer het aantal keer dat u het evenement wilt laten plaatsvinden (tot 10 keer)
- Host - dit bent u zelf, maar u kunt boeken namens een andere host door hun naam in te voeren als u gedelegeerde boekingsrechten heeft.
- Verdieping en vergaderzaal - Als u de zaal via het schema kiest, wordt deze automatisch toegevoegd en wordt de afbeelding verderop getoond. Zoek anders naar de ruimte die u aan de boeking wilt toevoegen.
- Vergaderingtoevoegen - Teams Vergadering of Geen.
- Vergaderingslabel - Kies uit de beschikbare opties (indien ingesteld door uw organisatie).
- Kostenplaats - Dit is een vrij tekstveld om specifieke kosteninformatie voor het bedrijf vast te leggen.
- Privé maken - Er is ook een optie om een vergadering privé te maken door de toggle om te zetten. Meer informatie vindt u hier.
- Kies een lay-out - kies uit een lijst van beschikbare lay-outs (indien ingesteld door uw organisatie) om aan te geven hoe u de ruimte op de dag zelf wilt instellen. Elke opstelling kan een opbouw- en resettijd vereisen. Als dat het geval is, worden deze automatisch aan het begin en einde van uw boeking toegevoegd.
- Voeg een dienst toe - U hebt ook de mogelijkheid om diensten toe te voegen die u nodig hebt (als die door uw organisatie zijn ingesteld). Meer informatie vindt u hier.
-
Genodigden toevoegen - Voeg de e-mailadressen toe van degenen die u wilt uitnodigen voor de vergadering.
- Als ze intern zijn, zou u ze moeten kunnen selecteren uit een voorgedefinieerde lijst nadat u op hun naam hebt gezocht. Als ze extern zijn, typt u handmatig het e-mailadres van elke persoon in en drukt u op enter om ze aan de lijst toe te voegen.
-
U hebt de mogelijkheid om externe deelnemers vooraf als bezoeker te boeken.
- Zodra u de gewenste velden hebt ingevuld, kunt u de boeking bevestigen door te klikken op "Evenement aanmaken" of "Ter goedkeuring verzenden" als voor de geselecteerde zaal goedkeuring nodig is om te boeken.
- Er verschijnt een bevestigingsbericht en er worden uitnodigingen verstuurd naar de gastheer en de genodigden (voor kamers waarvoor dit pas gebeurt als de boeking is goedgekeurd).
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.