Zodra u de invoegtoepassing RICOH Spaces Outlook hebt geïnstalleerd

. U kunt nu gemakkelijk vergaderzalen voor uw vergadering vinden, rechtstreeks in Outlook.

Tip:

Uw Outlook-versie kan er anders uitzien dan de schermen hieronder

In deze handleiding

• Aan de slag
• Een zaal vinden
• Een zaal toevoegen aan uw evenement
• Wat nu te doen

Aan de slag

U opent de Outlook-invoegtoepassing vanuit de weergave Nieuwe afspraak

in uw agenda.

U vindt een nieuw pictogram van RICOH Spaces in de banner - Zoek ruimte.

De Outlook add-in zal u automatisch authenticeren, als een gebruiker in Spaces, en een lijst van beschikbare kamers presenteren.

Een kamer vinden

Zodra u bent ingelogd, ziet u een lijst met kamers voor uw thuislocatie. Je kunt gemakkelijk naar een andere locatie gaan door de naam van de locatie in het menu te selecteren.

De lijst met kamers die getoond wordt zal de beschikbaarheid tonen, dit is als de kamer beschikbaar is binnen de begin- en eindtijd van uw Outlook evenement is ingesteld om naar te zoeken.

Onze geavanceerde zoekcriteria zorgen voor de selectie van de Kamer Ruimtetypen, om de juiste indeling te vinden, met de juiste voorzieningen voor u.

In dit voorbeeld hebben we via de filterselecties een vergaderzaal op de 1e verdieping met WIFI aangevraagd.

Klik op de pijl terug, en alle overeenkomende Kamers die nu aan de Filtercriteria voldoen worden getoond.

Klik op de + knop om verder te gaan met uw reservering.

De Outlook-vergaderruimte wordt aangemaakt, van waaruit u de kamerreservering kunt voortzetten zoals u gewend bent, d.w.z. gasten uitnodigen, tijd instellen, herhaling, enz.

Druk op Verzenden. En de Kameragenda-weergave bevestigt de boeking en synchroniseert deze met de Ruimtekalender.

U ziet de boeking in RICOH Spaces & Outlook zoals u normaal zou doen.