Je kunt Ricoh Spaces-serviceaanvragen gebruiken voor alles wat door een standaardmedewerker voor een specifieke ruimte kan worden aangevraagd.

Ruimteservices omvatten:

• Serviceaanvragen
• Indelingsaanvragen
• Reserveringsaanvragen

Serviceaanvragen

Je kunt uiteenlopende services voor zalen aanmaken, zoals apparatuuraanvragen, lunchaanvragen en schoonmaak. Services worden door beheerders geconfigureerd op de beheerderspagina 'Services' en kunnen worden aangevraagd tijdens of na een zaalreservering door een medewerker.

Je kun je service aanmaken en vervolgens bepalen welke vragen je wilt stellen, voor welke ruimtes deze vragen beschikbaar zijn en wie de service beheert.

Je kunt hier meer lezen over het aanmaken van services.

Indelingsaanvragen

Ruimten kunnen meer dan één indeling hebben, zoals een klaslokaalopstelling voor een grote ruimte. Om het aanvragen van indelingen eenvoudig te maken, kunnen beheerders indelingen aanmaken die per locatie beschikbaar zijn binnen een organisatie. Ga hiervoor naar Organisatie > Locatie > Indelingen.

Je kunt dan vanaf de beheerpagina elke mogelijke indeling aan een willekeurige vergaderzaal toevoegen. Daarna kun je de nieuwe capaciteit van deze indeling opgeven en aangeven hoeveel tijd er nodig is voor het opbouwen en terugzetten. Als je de opbouw- en terugzettijd opgeeft, kunnen gebruikers een bepaalde indeling alleen reserveren als deze tijd zowel vóór als na de vergadering beschikbaar is. Deze tijd wordt automatisch in de agenda geblokkeerd.

Je kunt hier meer informatie vinden over indelingen.

Reserveringsaanvragen

Heb je zalen die maar beperkt toegankelijk zijn? Als je een goedkeuringsverzoek voor een zaal instelt, wordt de reservering ter goedkeuring naar de agenda gestuurd voordat deze wordt bevestigd in de zaalagenda.

Je kunt hiermeer informatie vinden over reserveringsaanvragen.