(Gebruikershandleiding – web)

In Ricoh Spaces kunnen ruimten/zalen worden gekoppeld en daarmee hun configuratie en indeling worden aangepast om de zitcapaciteit te vergroten of een gewenste bureau- en stoelopstelling te creëren, zoals een bestuurskamer- of klaslokaalopstelling.

Bij het aanvragen van een reservering voor een gekoppelde ruimte worden de gebruikers ook geïnformeerd over eventuele afkap- of opbouwtijden als onderdeel van het reserveringsproces en deze zullen in de totale vergadertijd worden verdisconteerd. De zaalroosterweergave geeft zicht op alle gekoppelde ruimten. Deze zijn te herkennen aan het pictogram van een geschakelde ketting en een maximumaantal zitplaatsen.

Een gekoppelde ruimte reserveren

Ga vanaf de startpagina van Ricoh Spaces naar het zaalrooster.

Selecteer de gewenste datum en verdieping voor je reservering. Je krijgt een lijst met vergaderzalen te zien en deze lijst bevat ook eventuele gekoppelde ruimten.

Kijk in deze weergave naar de tijdlijn bovenaan in het scherm en selecteer de begintijd van de vergadering door in het juiste vakje te klikken. Er verschijnt een vak voor informatie over de vergadering. Voer de details voor deze vergadering in, voeg eventuele notities toe en nodig de deelnemers uit zoals gebruikelijk.

Gebruikers kunnen nu het type indeling kiezen door te klikken op 

Selecteer nu de gewenste indeling in de vervolgkeuzelijst.

Het is belangrijk op te merken dat bij de reservering rekening moet worden gehouden met de afkaptijd. Als je deze gekoppelde ruimte probeert te reserveren en de afkaptijd is ingesteld op één uur, dan kun je deze reservering alleen ten minste 1 uur van tevoren doen.

Als je probeert om de gekoppelde ruimte binnen de afkaptijd te reserveren, dan krijg je een melding vergelijkbaar met onderstaande melding.

In dit voorbeeld is de afkaptijd door de beheerder ingesteld op 15 minuten. Om 11.44 uur kan ik pas vanaf 12.00 uur reserveren. Als het begintijdstip van de vergadering is ingesteld op 12.30 uur, dan worden de afspraak en de indelingsaanvraag aangemaakt en verschijnen ze in je agenda('s).

De host krijgt een bevestiging per e-mail en bevestigt de tijden van de vergadering en de gekoppelde ruimte. 

Als de vergadering wordt geannuleerd, worden er nadere berichten verstuurd ter bevestiging en wordt de vergadering uit alle agenda's verwijderd.

Dat is alles. Je bent klaar! 🎉