Invullen van een formulier door medewerkers verplicht stellen voordat ze kunnen reserveren

Voor een gebouw waarin standaard door niemand kan worden gereserveerd, kun je onze formulieren voor locatietoegang gebruiken en moet je ervoor zorgen dat je de juiste beleidsconfiguratie hebt. Deze kun je bekijken in onze beleidshandleiding Je gebouw beheren.

Een formulier voor locatietoegang configureren

Ga vanaf de startpagina van Spaces via de pictogrammen aan de linkerkant naar het pijltje omlaag en klik erop. Je kunt nu ook andere opties bekijken.

Selecteer het pictogram 'Formulieren' in de uitgebreide lijst met opties.

Selecteer in het nieuwe venster de knop 'Nieuw formulier aanmaken'.

Druk op 'Selecteren' en vervolgens op 'Volgende'. Er wordt nu een lijst met locaties weergegeven. Dit zijn de locaties die je in het formulier wilt opnemen. 

Opmerking: onze formulieren voor locatietoegang kunnen betrekking hebben op meerdere locaties. Gebruik de Shift-toets om meerdere locaties te selecteren.

Als de locatie niet kan worden geselecteerd, is er al een ander formulier geconfigureerd voor de locatie.

Druk op de knop 'Formulier creëren' wanneer je de juiste locaties hebt geselecteerd.

Het scherm 'Nieuw formulier' wordt weergegeven. Hier kun je de vragen configureren die je bij deze locatie wilt stellen.

Medewerkersformulier indienen

Medewerkers die geen goedgekeurd toegangsformulier hebben, krijgen onderstaand bericht te zien.

Wanneer ze op 'Formulier invullen' klikken, krijgen ze de vragen te zien die je in de vorige stap hebt geconfigureerd.

Als een gebruiker dit proces verlaat, kan hij/zij op elk gewenst moment op zijn profielpagina formulieren invullen. Het proces kan ook van hieruit worden gestart.

Zodra de medewerker het formulier heeft ingediend, ziet hij/zij de status veranderen op het hoofdscherm van 'Formulieren'.

Formulieren goedkeuren

Als je over de juiste rechten beschikt (formulierbeheerder, locatiebeheerder of algemeen beheerder), kun je alle ingediende formulieren zien in het gedeelte 'Formulieren'.

Hier kun je het formulier van medewerkers bekijken en goedkeuren. Medewerkers worden geïnformeerd wanneer de status van hun formulier verandert. Als je het formulier afwijst, kunnen zij een ander formulier invullen.