Kantooruren, beleidsregels en basisinformatie beheren
Voordat je medewerkers Ricoh Spaces gaan gebruiken, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je gebouwen correct zijn geconfigureerd, zodat gebruikers de best mogelijke ervaring hebben.
Er zijn slechts een paar dingen die je moet controleren om er zeker van te zijn dat alles werkt zoals je mag verwachten. De overige zaken beschouwen we als geavanceerde onderwerpen.
Gebouw selecteren
Ga je naar de startpagina en selecteer het pictogram van het gebouw om 'Organisatie' te openen. Selecteer vervolgens de locatie van het betreffende gebouw.
Je kunt nu meerdere opties bekijken.
Kantooruren
Het instellen van je kantooruren is essentieel om ervoor te zorgen dat medewerkers alleen binnen de toegestane tijden (bureaus) kunnen reserveren.
Locatie en tijdzone
Waarschijnlijk hebben we de juiste tijdzone en locatie al voor je geconfigureerd tijdens de onboarding, maar mocht je deze gegevens willen controleren of wijzigen, scrol dan naar beneden naar het gedeelte 'Adres'.
De locatie wordt gebruikt voor locatiegebaseerde functies en in rapportages.
Beleidsregels
Met beleidsregels kun je configureren hoe je wilt dat de zaken verlopen in je gebouw. Er zijn een paar belangrijke beleidsregels die je moet configureren, zodat je medewerkers aan de slag kunnen met zaken als het reserveren van bureaus en zalen.
Belangrijke beleidsregels voor het reserveren van bureaus
Via het tabblad 'Bureaus' kun je belangrijke initiële beleidsregels instellen om Ricoh Spaces op de juiste manier te configureren.
- Toekomstige bureaureserveringen toestaan (X dagen vooruit)
- Reserveringstijdvakken AM/PM
- Inchecken via webapp toestaan
- Inchecken via telefoon inschakelen
- QR-code inschakelen
- Reserveringen beperken
- Geldig toegangsformulier verplicht stellen
- Bureaus in de buurt uitschakelen bij reservering
Intelligente annulering
Als je bureaureserveringen wilt annuleren wanneer medewerkers niet komen opdagen en niet inchecken binnen de ingestelde parameters, ga dan naar het tabblad 'Intelligente annulering'.
Schakel de optie Vergaderingen automatisch annuleren in en stel in hoe lang na de inchecktijd de annulering wordt uitgevoerd. De andere opties in dit scherm bieden de mogelijkheid om lege vergaderzalen en niet-bezette bureaus te annuleren.
Opmerking: je kunt hier ook aangepaste berichten voor annulering van bureaus aanmaken.
We informeren medewerkers voordat we hun bureaureservering annuleren en sturen hen een herinnering op de dag van hun reservering.
Als je sensoren in de zaal hebt geïnstalleerd, kunt je nog een stap verder gaan en het annuleren van zombiebureaus inschakelen. Dit zijn bureaus waarbij wordt ingecheckt, maar waar niemand zit.
Niet-flexibele bureaus?
Standaard staat Ricoh Spaces medewerkers toe om elk bureau te reserveren. Als je er zeker van wilt zijn dat ze alleen een bureau kunnen reserveren dat aan hen is toegewezen, moet je de optie 'Toegewezen bureaus verplicht stellen' inschakelen. Deze optie vind je in het tabblad 'Bureaus'.
Locaties met beperkte toegang
Sommige gebouwen mogen door niemand worden gereserveerd. We hebben dit voor je geregeld.
Als je goedkeuring moet krijgen voordat een medewerker een reservering kan doen op een locatie, moet je de optie 'Goedkeuring toegangsformulier verplicht stellen' inschakelen en ervoor zorgen dat je een formulier voor locatietoegang hebt geconfigureerd.
Dit betekent dat elke medewerker het formulier moet hebben ingevuld voordat bureaus op de locatie kunnen worden gereserveerd.
Formulieren voor locatietoegang
Belangrijke beleidsregels voor het reserveren van zalen
Met Ricoh Spaces kun je het inchecken bij vergaderzalen verplicht stellen voor de automatische annuleringsfunctie. Hiervoor heb je een Ricoh Spaces-zaalpaneel of een geïntegreerd paneel van een derde partij nodig, zodat het systeem weet dat er is ingecheckt.
Ga naar 'Vergaderzalen' om het beleid in te schakelen. Schakel daar de beleidsregel 'Inchecken bij afspraak verplicht stellen' in en stel een tijd in. Zorg er vervolgens voor dat de optie 'Intelligente annulering' aan staat voor vergaderzalen.
Ga naar 'Vergaderzalen' om het beleid in te schakelen. Schakel daar de beleidsregel 'Inchecken bij afspraak verplicht stellen' in en stel een tijd in. Zorg er vervolgens voor dat de optie 'Intelligente annulering' aan staat voor vergaderzalen.
Lege vergaderzalen annuleren
Lege zalen kunnen grote problemen veroorzaken voor organisaties. Dit probleem kun je oplossen door intelligente annulering van vergaderzalen in te schakelen.
Schakel het beleid 'Lege vergaderzalen annuleren' in en stel in hoe lang de medewerker de tijd heeft voordat de vergadering als een 'zombievergadering' wordt beschouwd.
Wat gebeurt er met de reservering? Dat is aan jou; je kunt kiezen uit meerdere opties.
- De vergaderzaal wijst de vergadering af (aanbevolen)
Bij deze optie blijft de vergadering intact voor de organisator en alle aanwezigen, maar de zaal wijst de vergadering af. Dit is de aanbevolen optie van Ricoh Spaces, omdat de organisator de vergadering nog steeds kan houden, maar dan op een andere locatie.
- De vergadering wordt geannuleerd.
Bij deze optie wordt de vergadering volledig uit de agenda van de zaal en de agenda van alle deelnemers verwijderd.
- De vergadering wordt voortijdig beëindigd.
Bij deze optie blijft de vergadering intact, maar wordt deze voortijdig beëindigd.
Bureaureserveringen waarbij niet is ingecheckt automatisch annuleren
Schakel het beleid 'Bureaureserveringen waarbij niet is ingecheckt automatisch annuleren' in en stel in hoe lang (in minuten) na de gereserveerde inchecktijd het bureau wordt geclassificeerd als een 'spookbureau'.
Je hebt ook de mogelijkheid om een aangepast bericht toe te voegen om de annuleringsreden van het bureau aan te geven.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.