1. Navigeer naar het pijltje omlaag onderaan de navigatiebalk. Er verschijnt een lijst met meer opties. Selecteer het tabblad Rollen.

2. De pagina Alle rollen wordt weergegeven. Je kunt hier zoeken naar gebruikers.

3. Selecteer de knop Rollen bewerken. Er wordt nu een lijst met rollen weergegeven in een vervolgkeuzelijst. Selecteer een rol, afhankelijk van de rechten die je wilt toekennen.

Algemene rollen

Algemeen beheerder

Een algemeen beheerder heeft de volledige controle over Ricoh Spaces en alle locaties. Deze persoon kan alles bewerken, aanmaken en verwijderen. Ook kan hij/zij alle aspecten van de tool beheren en algemene rollen toekennen aan andere gebruikers. De rol van algemeen beheerder is een combinatie van alle onderstaande rollen.

Algemene inzichten

Een gebruiker van 'Algemene inzichten' kan inzichten bekijken voor elke beschikbare locatie.

Lokale rollen

Persoon met geavanceerde reserveringsrechten

Deze rol geeft gebruikers de mogelijkheid om zo ver van tevoren te reserveren als zij willen. Het beleid van het maximale aantal dagen dat in het voren kan worden gereserveerd wordt hierbij genegeerd.

Persoon die is gemachtigd is om reserveringen te doen

Deze rol geeft gebruikers de mogelijkheid om bureaus, zones en parkeerplaatsen te reserveren namens alle medewerkers in het bedrijf.

Automatiseringsbeheerder

Deze rol geeft toegang tot het Automatiseringscentrum, dat zich momenteel in de bètatestfase bevindt.

Integratiebeheerder

Deze rol geeft gebruikers toegang tot het Integratiecentrum, waarin gebruikers integraties voor hun locatie kunnen koppelen. Denk hierbij aan integraties als digitale informatievoorziening, sensoren, etc.

Locatiebeheerder

Een locatiebeheerder is vergelijkbaar met een algemeen beheerder, maar dan voor slechts één locatie. Iemand kan locatiebeheerder worden van meer dan één locatie.

Standaard heeft elke locatiebeheerder de mogelijkheid om een bureau te reserveren namens elke medewerker van de locatie waarvan hij of zij de beheerder is.

Faciliteitenbeheerder

Deze rol geeft toegang tot het gedeelte 'Ruimteservices', tot 'Reserveringsaanvragen voor zalen' en tot 'Indelingsaanvragen voor zalen'. Ook kunnen gebruikers een melding krijgen wanneer er indelingsaanvragen worden ingediend.

Formulierbeheerder

Iedereen met de rol van formulierbeheerder kan formulieren aanmaken, bewerken en verwijderen voor de locatie waar hij/zij die rol heeft gekregen. Denk voorbeeld aan het aanmaken van een formulier voor locatietoegang dat medewerkers moeten invullen voordat zij een bureau kunnen reserveren.

Groepsbeheerder

Een groepsbeheerder heeft de mogelijkheid om openbare groepen aan te maken, te bewerken en te verwijderen. Een aangemaakte openbare groep kan op verschillende manieren worden gebruikt. Zo'n groep kan bijvoorbeeld aan een bureau worden toegewezen om de toegang te beperken.

Rollenbeheerder

Een rollenbeheerder kan rollen aanmaken, bewerken en verwijderen die binnen de tool aan gebruikers zijn toegewezen. Een rollenbeheerder kan alleen lokale rollen toekennen.

Schermbeheerder

Een schermbeheerder heeft de mogelijkheid om een Ricoh Spaces-schermverbinding aan te maken, te bewerken en te verwijderen voor de locatie waaraan deze verbinding is toegewezen. Dit kan variëren van bewegwijzering tot een zaalpaneel of een verbinding voor bezoekers.

Servicebeheerder

Een servicebeheerder beheert alle services voor de locatie. Deze services kunnen vervolgens worden toegewezen aan zalen en managers. Nadat de beheerder een zaal en een manager heeft toegewezen, kunnen services samen met de zaal worden gereserveerd via de planningstool.

Bezoekersbeheerder

Een bezoekersbeheerder kan alle bezoekers beheren die op de locatie worden verwacht. Elke bezoekersbeheerder kan een aanmeldpaneel voor bezoekers aanmaken en de aanmeldingsstatus van bezoekers instellen.

EHBO'er en BHV'er

De rollen van EHBO'er en BHV'er kunnen per locatie worden toegewezen. Als deze rollen zijn toegewezen, kan iedereen de dichtstbijzijnde EHBO'er of BHV'er vinden met behulp van de rollenzoekfunctie op de plattegrond.

Operations Centre

Deze rol geeft gebruikers toegang tot het Operations Centre, dat te vinden is in het gedeelte 'Inzichten' in Ricoh Spaces. Het Operations Centre geeft gebruikers een overzicht van wat er op dit moment op de locatie gebeurt en biedt hen de mogelijkheid om administratieve handelingen uit te voeren, zoals het vrijgeven van een bureaureservering of het inchecken bij een bureau voor een andere gebruiker, enzovoort.

HR-beheerder

De HR-beheerder geeft toegang tot de sectie 'Medewerkers', zodat gegevens van medewerkers bewerkt kunnen worden. 

Lokale inzichten

Een gebruiker van 'Lokale inzichten' kan inzichten bekijken, maar alleen voor de locatie die aan hem/haar is toegewezen.