Nadat je alle beveiligingsgebieden hebt ingesteld, moet je nu Ricoh Spaces 'vertellen' dat reserveringen binnen je faciliteiten moeten worden gedaan.

1) Faciliteiten synchroniseren   

Je hebt in Ricoh Spaces de mogelijkheid om alle beschikbare faciliteiten rechtstreeks met G Suite te synchroniseren als ze daar nog niet aanwezig zijn.

Ga hiervoor naar het pictogram 'Organisatie' in de balk aan de linkerkant en selecteer vervolgens de gewenste locatie. Op de pagina 'Locatie beheren' vind je de opties voor Google Workspace.

De gebouw-ID van G Suite moet overeenkomen met de gebouw-ID die in G Suite staat: https://admin.google.com/ac/calendarresources/buildings

Je hebt nu de mogelijkheid om de synchronisatie uit te voeren. Nadat je op de knop hebt gedrukt, kan het enkele ogenblikken duren voordat de service start. Graag even geduld hebben. 

2) Waarschuwing   

Als je de synchronisatie uitvoert, worden faciliteiten van Ricoh Spaces gesynchroniseerd met je G Suite-account.

Als er al een faciliteit-ID van Google is ingevuld in de ruimtefaciliteit, dan wordt de faciliteit bijgewerkt; als er geen Google faciliteit-ID is ingevuld, dan helpen wij je bij het aanmaken van een nieuwe faciliteit.

Als de faciliteit tijdens de update niet wordt gevonden, dan helpen wij je bij het aanmaken van een nieuwe faciliteit.

Dit kan niet ongedaan worden gemaakt, dus zorg ervoor dat je weet wat deze synchronisatie inhoudt. Als de synchronisatie eenmaal is begonnen, gaat deze verder op de achtergrond. Je ontvangt een melding zodra de synchronisatie is voltooid.

3) Bestaande faciliteiten   

Elke ruimte wordt gekenmerkt door zijn faciliteit-ID uit G-Suite. Je kunt deze informatie vinden op de pagina 'Gegevens over de ruimte' wanneer je ruimten bewerkt.

Ga vanaf de startpagina naar Organisatie en selecteer je locatie/gebouw. Op de pagina Locatie beheren selecteer je de optie Ruimten. Selecteer vervolgens een ruimte en klik op Bewerken.

Selecteer de optie 'Agenda' op de pagina 'Gegevens over de ruimte'.

Als de faciliteit-ID wordt ingevuld terwijl de synchronisatie wordt uitgevoerd, zal Ricoh Spaces een faciliteit bijwerken in plaats van een nieuwe faciliteit aan te maken.

Als er geen faciliteit-ID is op het moment van de synchronisatie, maakt Ricoh Spaces een nieuwe faciliteit aan met een lokale ID en worden de G Suite-opties automatisch ingevuld.

Dit proces kan niet worden teruggedraaid en wij raden je aan een testlocatie binnen G Suite en Ricoh Spaces te maken als je nog twijfelt. Wijzigingen kunnen handmatig ongedaan worden gemaakt.

4) Vervolgstappen 

Ruimten binnen Ricoh Spaces die een agendafaciliteit-ID hebben, synchroniseren tijdens de reservering geen agenda-afspraken met de kalender. Deze reserveringen worden gedaan namens de gebruiker, zodat deze de volledige controle heeft.

5) Beperkingen 

Agenda synchroniseren

Onze ondersteuning voor G Suite is momenteel beperkt. We kunnen alleen faciliteiten en agenda's synchroniseren vanuit Ricoh Spaces. Als een agenda-item rechtstreeks in Google Agenda wordt gewijzigd, is dit niet te zien in Ricoh Spaces. Deze functionaliteit komt binnenkort echter beschikbaar.

Bureau-agenda's

Ricoh Spaces heeft specifieke functies voor bureaureserveringen, waaronder geavanceerde beleidsregels, regels voor reserveringen voor een bepaalde tijd en regels voor toegewezen personen of groepen. We raden je dan ook aan geen gebruik te maken van agenda-integratie voor bureaureserveringen, omdat we de regels niet kunnen naleven wanneer reserveringen rechtstreeks in Google Agenda worden gedaan.

Bureaureserveringen worden namelijk weergegeven voor de ingestelde kantooruren. Dit betekent dat alle reserveringen die met de agenda van een gebruiker zijn gesynchroniseerd, gedurende het grootste deel van de dag worden weergegeven. Om te voorkomen dat bureaus tijdens deze periode bezet lijken, zorgen we ervoor dat ze de status 'Vrij' hebben.