Quando si prenota una riunione in qualsiasi punto di RICOH Spaces, viene presentato il pannello dell'evento. Questo articolo spiega i diversi campi e come utilizzarli.

1. Titolo dell'evento
2. Da e a (o se è tutto il giorno)
3. Riunione ricorrente - Un evento può essere impostato come riunione ricorrente.
   • Selezionare la frequenza, ad esempio settimanale o mensile.
   • Occorrenze - Selezionate il numero di volte che desiderate che l'evento si verifichi (fino a 10 volte).

4. Proprietario - è l'utente predefinito, ma è possibile prenotare per conto di un altro organizzatore digitando il suo nome se si dispone di privilegi di prenotazione delegati.
5. Piano e sala riunioni: se è stata scelta tramite il calendario, questa sala verrà aggiunta automaticamente e la sua immagine verrà mostrata più in basso. Altrimenti, cercate la sala da aggiungere alla prenotazione.
6. Aggiungi conferenza - Riunione a squadre o Nessuna.
7. Etichetta riunione - Scegliere tra le opzioni disponibili (se impostate dall'organizzazione).
8. Centro di costo - Si tratta di un campo di testo libero per acquisire informazioni specifiche sui costi dell'azienda.
9. Rendi privata - C'è anche un'opzione per rendere privata una riunione attivando la levetta. Ulteriori informazioni sono disponibili qui.
10. Scegliere un layout - scegliere da un elenco di layout disponibili (se impostati dall'organizzazione) per specificare come si desidera che la sala sia allestita il giorno stesso. Ciascuna disposizione può richiedere un tempo di allestimento e di ripristino, che verrà aggiunto automaticamente all'inizio e alla fine della prenotazione.
11. Aggiungi un servizio - Avete anche la possibilità di aggiungere qualsiasi servizio richiesto (se impostato dalla vostra organizzazione). Ulteriori informazioni sono disponibili qui.
12. Aggiungi partecipanti - Aggiungere l'indirizzo e-mail di coloro che si desidera invitare alla riunione.
    • Se sono interni, dovreste essere in grado di selezionarli da un elenco predefinito dopo averne cercato il nome. Se sono esterni, digitate manualmente l'indirizzo e-mail di ciascuno e premete invio per aggiungerli all'elenco.
    • È possibile prenotare in anticipo i partecipanti esterni come visitatori.
13. Una volta compilati i campi richiesti, è possibile confermare la prenotazione facendo clic su "Crea evento" o su "Invia per approvazione" se la sala selezionata richiede l'approvazione per la prenotazione.
14. Verrà visualizzato un messaggio di conferma e verranno inviati gli inviti all'ospite e ai partecipanti (per le sale che lo richiedono, questo avverrà solo dopo l'approvazione della prenotazione).