Una volta installato

il componente aggiuntivo RICOH Spaces per Outlook. Potrete trovare facilmente le sale per le vostre riunioni direttamente in Outlook.

Suggerimento:

La

versione di Outlook potrebbe essere diversa dalle schermate seguenti

In questa guida

• Come iniziare
• Trovare una sala
• Aggiungere una sala al vostro evento
• Cosa fare dopo

Per iniziare

Si accede al componente aggiuntivo di Outlook dalla vista Nuovo appuntamento

del calendario.

Troverete una nuova icona di RICOH Spaces nel banner - Find Room.

L'add-in di Outlook vi autenticherà automaticamente come utente di Spaces e vi presenterà un elenco di stanze disponibili.

Trovare una stanza

Una volta effettuato l'accesso, verrà visualizzato un elenco di stanze per la propria sede. È possibile passare facilmente a un'altra sede selezionando il nome della sede nel menu.

L'elenco delle sale visualizzate mostrerà la loro disponibilità, se la sala è disponibile entro l'orario di inizio e fine dell'evento di Outlook per il quale è stata impostata la ricerca.

I nostri criteri di ricerca avanzati consentono di selezionare i tipi di spazio della sala, per trovare la disposizione giusta, con i servizi giusti per voi.

In questo esempio abbiamo richiesto, attraverso le selezioni del filtro, una sala riunioni al 1° piano con WIFI.

Facendo clic sulla freccia indietro, verranno visualizzate tutte le camere corrispondenti che soddisfano i criteri del filtro.

Fare clic sul pulsante + per continuare la prenotazione.

Viene creata la pianificazione della sala riunioni di Outlook, da cui è possibile continuare la prenotazione della sala come di consueto, ossia invitare gli ospiti, impostare l'orario, la ricorrenza, ecc.

Premere Invia. La vista Calendario della sala conferma la prenotazione e la sincronizza con il Calendario degli spazi.

La prenotazione viene visualizzata in RICOH Spaces e Outlook come di consueto.