(Guida Utente - web)

RICOH Spaces consente di collegare gli spazi/le sale e quindi di variarne la configurazione e il layout per aumentare la capacità dei posti a sedere o la disposizione desiderata di scrivanie e sedie, ad esempio una sala riunioni o un'aula.

Quando si prenota uno Spazio collegato, durante il processo di prenotazione agli utenti vengono anche comunicati eventuali Orari limite o Tempi di allestimento, che saranno presi in considerazione nella durata complessiva della riunione. Nel Programma sala vengono indicati tutti gli spazi collegati, che sono identificati da un'icona a forma di catena, con il relativo numero massimo di posti a sedere.

Prenota uno Spazio collegato

Dalla Homepage di RICOH Spaces, vai al Programma sala.

Seleziona la data e il piano per i quali desideri effettuare la prenotazione. Ti verrà presentato un elenco di Sale riunioni e questo elenco includerà tutti gli Spazi collegati.

In questa vista e guardando la linea del tempo nella parte superiore di questo schermo seleziona l'ora di inizio della riunione facendo clic nella casella appropriata. Apparirà una casella di informazioni sulla riunione. Inserisci i dettagli di questa riunione, aggiungi eventuali note e invita i partecipanti secondo la procedura abituale.

Gli utenti possono ora selezionare il Tipo di layout, facendo clic su di esso.

Dall'elenco a discesa seleziona ORA il Layout preferito.

È importante notare che la prenotazione deve tenere conto di un eventuale Orario limite. Se si tenta di prenotare questo Spazio collegato e l'orario limite è impostato su 1 ora, allora è possibile effettuare questa prenotazione solo con almeno 1 ora di anticipo.

Nel caso in cui si tenti di prenotare lo spazio collegato entro l'orario limite, verrà visualizzato un messaggio simile al seguente.

In questo esempio l'orario limite impostato dall'Amministratore è di 15 minuti. Ciò significa che se sono le 11:44, posso prenotare solo dalle 12:00 in avanti. Se l'inizio della riunione è stato impostato alle 12:30, allora l'evento e la richiesta di layout sono creati e appariranno nel tuo calendario.

Un'e-mail di conferma viene inviata all'host per confermare gli orari della riunione e la sala dello Spazio collegato. 

Se la riunione viene cancellata, viene inviata un'altra notifica di conferma della cancellazione e la riunione viene eliminata da tutti i calendari.

È fatta! Hai finito! 🎉