Gestire l'orario d'ufficio, politiche e nozioni di base
Prima che i tuoi dipendenti inizino a utilizzare RICOH Spaces, è importante assicurarsi che gli edifici siano configurati correttamente in modo che gli utenti possano usufruire della migliore esperienza.
Dovrai solo verificare alcune cose importanti per assicurarti che tutto funzioni come previsto. Gli argomenti restanti riguarderanno le opzioni avanzate.
Seleziona Edificio
Per seguire questa guida, vai sulla tua Homepage e seleziona l'icona Edifici per Organizzazione, poi il luogo dell'edificio corrispondente.
Da qui è possibile impostare una serie di opzioni.
Orari d'ufficio
Impostare gli orari del tuo ufficio è fondamentale per assicurarsi che i dipendenti possano prenotare (le scrivanie) solo negli orari consentiti.
Luogo e fuso orario
Molto probabilmente abbiamo già configurato il fuso orario e il luogo corretti per te durante l'onboarding. Tuttavia, per verificare o modificare questa impostazione, scorri verso il basso fino all'Area indirizzo.
Il luogo viene utilizzato per le funzioni basate sul luogo e all'interno di rapporti e segnalazioni.
Politiche
Le politiche consentono di definire le regole di comportamento all'interno dell'edificio. Assicurati di configurare le politiche di base in modo che i tuoi dipendenti possano iniziare a utilizzare la prenotazione di scrivanie e sale.
Politiche chiave per la prenotazione di scrivanie
Tramite la scheda Scrivanie, è possibile impostare le politiche di base iniziali per configurare correttamente RICOH Spaces.
- Consenti di effettuare future prenotazioni di scrivanie (X giorni in anticipo)
- Prenotazione per fasce orarie (AM/PM)
- Consenti check-in da app web
- Abilita il check-in telefonico
- Abilita il codice QR
- Limita le prenotazioni
- Richiedi un modulo di accesso valido
- Disattiva scrivanie vicine su prenotazione
Annullamento intelligente
Per cancellare le prenotazioni delle scrivanie se i dipendenti non si presentano e non fanno il check-in entro i parametri stabiliti, vai alla scheda Cancellazione intelligente.
È necessario abilitare l'opzione di cancellazione automatica delle riunioni e impostare quanto tempo dopo l'orario del check-in avverrà la cancellazione. Ulteriori opzioni consentiranno di cancellare Sale riunioni vuote e Scrivanie non occupate.
Nota: qui è possibile creare anche i messaggi di Cancellazione personalizzata di scrivanie.
Prima di cancellare la prenotazione di una scrivania, avviseremo i dipendenti interessati e invieremo loro un promemoria il giorno in cui effettuano una prenotazione.
Se sono stati installati dei sensori di sala, è anche possibile attivare la cancellazione delle scrivanie fantasma ovvero quelle scrivanie per cui è stato effettuato il check-in ma non sono occupate.
Scrivanie non flessibili?
Per impostazione predefinita, RICOH Spaces consente ai dipendenti di prenotare qualsiasi scrivania. Se vuoi assicurarti che possano prenotare solo una scrivania assegnata a loro, devi abilitare l'opzione Richiedi scrivanie assegnate. L'opzione si trova sotto la scheda Scrivanie.
Luoghi limitati
Alcuni edifici non possono essere prenotati da nessuno. Abbiamo tutto sotto controllo.
Se hai bisogno di fornire un'approvazione per consentire a un dipendente di prenotare in un luogo, devi abilitare Richiedi approvazione modulo di accesso e assicurarti di aver configurato un modulo di accesso al luogo.
Ciò significa che ogni dipendente deve compilare il modulo e farlo approvare prima che la prenotazione della scrivania diventi disponibile nel luogo.
Politiche di base sulla prenotazione di sale
RICOH Spaces consente di richiedere la funzionalità di cancellazione automatica per il check-in delle sale riunioni. A tale scopo, è necessario disporre di un pannello per sala RICOH Spaces o un pannello integrato di terze parti per comunicare al sistema che è stato effettuato il check-in della prenotazione.
Per abilitare la politica, vai su Sale riunioni e abilita la politica Richiedi check-in evento, quindi imposta un orario. Assicurati di attivare la Cancellazione intelligente per le sale riunioni.
Per abilitare la politica, vai su Sale riunioni e abilita la politica Richiedi check-in evento, quindi imposta un orario. Assicurati di attivare la Cancellazione intelligente per le sale riunioni.
Cancellazione di una sala riunioni vuota
Le sale vuote possono causare seri problemi alle organizzazioni, ma abilitando la cancellazione intelligente per le sale riunioni è possibile risolvere questo problema.
Abilita la politica Cancella le sale riunioni vuote e imposta quanto tempo il dipendente ha a disposizione prima che la riunione sia considerata una "riunione fantasma".
Cosa accadrà alla prenotazione? Questo spetta a te, ci sono diverse opzioni tra cui scegliere.
- Riunione rifiutata dalla sala riunioni (consigliato)
Questa opzione mantiene la riunione intatta per l'organizzatore e tutti i partecipanti, ma la sala rifiuta la riunione. Questa è l'opzione consigliata da RICOH Spaces perché consente all'organizzatore di svolgere comunque la riunione ma in un luogo diverso.
- Annulla la riunione.
L'opzione rimuove completamente la riunione dal calendario delle sale e dai calendari di tutti i partecipanti.
- Termina la riunione in anticipo.
Questa opzione mantiene la riunione intatta ma la termina in anticipo.
Cancella automaticamente le prenotazioni di scrivanie per cui non è stato effettuato il check-in
Abilita la politica Cancella automaticamente le prenotazioni di scrivanie per cui non è stato effettuato il check-in e imposta per quanto tempo in minuti, dopo l'orario di check-in prenotato, la prenotazione della scrivania sarà classificata come "scrivania fantasma".
Hai anche la possibilità di aggiungere un messaggio personalizzato al motivo della cancellazione della scrivania.
Commenti
0 commenti
Accedi per aggiungere un commento.