Questo articolo spiega come limitare l'uso delle zone assegnandole a specifici gruppi o persone nella tua organizzazione.

Prerequisiti:

• Una planimetria del tuo edificio è disponibile su RICOH Spaces
• Esiste una Zona all'interno della planimetria a cui assegnare gli utenti
• Devi disporre almeno dei privilegi di Amministratore Luogo su RICOH Spaces

Aggiungere scrivanie alla tua zona

Dalla Homepage vai a Impostazioni Organizzazione e seleziona questa voce.

Dall'elenco delle opzioni, seleziona il tuo luogo facendo clic sull'edificio corrispondente. L'edificio può essere rappresentato da un'immagine. Dovrebbe comparire la scheda Gestisci Luogo.

Seleziona Spazi dall'elenco delle opzioni.

Viene presentato un riepilogo di tutte le entità prenotabili, da cui è possibile selezionare una linea singola o multipla. Quando si selezionano le linee, appare lo strumento Modifica in blocco.

Fai clic sull'icona della penna.

Compare una casella di conferma che chiede se il motivo della selezione è Aggiorna proprietà o Aggiorna servizi.

Aggiorna proprietà

Se hai selezionato questo motivo, ti viene richiesto di inserire il Piano e la Zona a cui vorresti applicare i criteri selezionati (scrivania/e).

Aggiorna X Spaces per applicare la modifica. La schermata tornerà alla pagina principale di riepilogo, dove saranno visualizzati i tuoi aggiornamenti.

Assegnare Persone e Gruppi alla tua Zona tramite Impostazioni Organizzazione

È possibile assegnare gruppi di persone alle Zone attraverso la scheda Impostazioni Organizzazione. Seleziona la scheda Luogo > Zona corretta (come descritto in Impostare la prenotazione e la capacità della Zona) o usa la planimetria. Assicurati che gli utenti o i gruppi che desideri assegnare esistano già nel Gruppo di sistema o negli elenchi dei dipendenti.

Vai all'icona delle Impostazioni Organizzazione e seleziona il tuo luogo. Il luogo può essere rappresentato da un'immagine. Fai clic sull'immagine per accedere alla scheda Gestisci Luoghi.

Seleziona Zone dall'elenco delle opzioni disponibili.

Fai clic su Modifica accanto alla Zona da assegnare a una Persona o a un Gruppo, e scorri verso l'alto fino alla scheda "Assegna a".

Ora fai clic su Aggiungi utenti assegnati.

Compare una finestra di dialogo da cui è possibile effettuare una ricerca per Persone o Gruppi. È possibile selezionarli facendo clic sul pulsante 'Assegna' accanto a ogni riga. Man mano che si selezionano le voci, vengono riepilogate nella finestra di dialogo.

Infine, fai clic su "Assegna" per completare questo procedimento.

A questo punto hai aggiunto Persone o Gruppi a una Zona.

Autorizzazioni per la Prenotazione Zona (creazione di un nuovo gruppo)

Un'organizzazione può decidere di limitare le prenotazioni delle Zone a Team o Persone. Esempio: L'Ufficio contabile può prenotare solo la Zona A mentre l'Ufficio vendite solo la Zona B.

Un Team o un Gruppo deve essere incluso nei Gruppi di sistema per essere assegnato a una Zona. Essi sono gestiti dagli utenti Amministratore accedendo all'icona Gruppi e selezionando i Gruppi di sistema dall'elenco visualizzato.

Dai un nome e una descrizione al nuovo Gruppo di sistema.

Fai clic su Crea gruppo per salvare le modifiche.

Assegnare Persone e Gruppi alla tua Zona tramite la planimetria

È possibile assegnare Gruppi di persone alle Zone attraverso la scheda Zona organizzazione (come descritto in Impostare la prenotazione e la capacità della Zona) o utilizzando la planimetria.

Assicurati che gli utenti o i gruppi che desideri assegnare esistano già nel Gruppo di sistema o negli elenchi dei dipendenti.

Vai alla schermata della planimetria e seleziona il piano di uscita della tua Zona.

Seleziona la tua Zona per aprire il pannello Prenotazione Zona e fai clic sul pulsante "Assegna" per aprire la finestra di dialogo di assegnazione.

Scegli i Gruppi di persone da assegnare. Lo stato diventerà Selezionato e il nome del Gruppo o della Persona verrà visualizzato in fondo alla scheda. Seleziona il pulsante verde "Assegna" per confermare le modifiche.