Una volta che hai coperto tutte le aree di sicurezza, devi dire a RICOH Spaces di effettuare una prenotazione all'interno delle tue risorse.

1) Spostare le risorse   

È possibile che RICOH Spaces sposti tutte le risorse che ha direttamente in G Suite se non esistono già.

A tal fine vai all'icona delle Impostazioni organizzazione sulla barra di sinistra e poi seleziona il luogo desiderato. Dalla pagina Gestisci Luogo, vedrai le Opzioni di Google Workspace.

L'ID dell'edificio di G Suite deve corrispondere all'ID dell'edificio che hai all'interno di G suite https://admin.google.com/ac/calendarresources/buildings

Ora hai la possibilità di eseguire la sincronizzazione che potrebbe richiedere un paio di minuti dopo aver premuto il pulsante di avvio. Sii paziente. 

2) Attenzione   

La sincronizzazione sposterà le risorse di RICOH Spaces verso il tuo account G Suite.

Se c'è un ID di Google Resource già fornito nella risorsa dello spazio, la risorsa sarà aggiornata e se non c'è un ID di Google Resource allora dovremo creare una nuova risorsa.

Se la risorsa non viene trovata durante l'aggiornamento, creeremo una nuova risorsa.

Questa operazione non può essere annullata, quindi assicurati di capire esattamente come funziona questa sincronizzazione. Una volta avviata, la sincronizzazione continuerà in background e riceverai una notifica una volta completata.

3) Risorse esistenti   

Ogni spazio è identificato dal suo ID di risorsa da G Suite e potrai trovare questa informazione nella pagina Dettagli dello spazio quando si modificano gli spazi.

Dalla Homepage vai alle Impostazioni Organizzazione e seleziona il tuo luogo/edificio. Dalla pagina Gestisci Luogo, seleziona Spazi tra le opzioni elencate, seleziona uno spazio e Modifica.

Dalla pagina Dettagli dello spazio, seleziona Calendario dalle opzioni elencate.

Se l'ID della risorsa è compilato quando viene eseguita la sincronizzazione, RICOH Spaces si aggiornerà piuttosto che creare una nuova risorsa.

Se non c'è un ID della risorsa al momento della sincronizzazione, RICOH Spaces creerà una nuova risorsa con il suo ID locale e popolerà le opzioni di G Suite automaticamente.

Questo processo non può essere annullato e ti consigliamo di creare un luogo di test all'interno di G Suite e RICOH Spaces per maggiore sicurezza. Le modifiche possono essere annullate manualmente.

4) E poi? 

Eventuali spazi all'interno di RICOH Spaces con un ID di risorsa del calendario non sposteranno gli eventi nel calendario al momento della prenotazione. Queste prenotazioni saranno effettuate per conto dell'utente che ne avrà il pieno controllo.

5) Limitazioni 

Sincronizzazione calendari

Il nostro supporto G Suite è attualmente limitato. Possiamo sincronizzare risorse e calendari solo da RICOH Spaces. Se un elemento del calendario viene modificato direttamente in Google Calendar, ciò non si rifletterà in RICOH Spaces, ma questa funzionalità sarà presto disponibile.

Calendari per le scrivanie

RICOH Spaces ha delle funzioni specifiche per la prenotazione delle scrivanie, tra cui politiche avanzate e regole di prenotazione e assegnazione a tempo limitato. Per questo motivo, raccomandiamo di non utilizzare l'integrazione dei calendari per prenotare le scrivanie, in quanto non è possibile rispettare le regole quando le prenotazioni vengono effettuate direttamente da Google Calendar.

Le Prenotazioni di scrivanie appariranno anche dalle ore di ufficio impostate, ovvero tutte le prenotazioni sincronizzate con i calendari degli utenti appariranno per la maggior parte del giorno, tuttavia creiamo prenotazioni delle scrivanie "Libere" per evitare che sembrino occupate durante questo periodo.