Lorsque vous réservez une réunion dans RICOH Spaces, le panneau des événements s'affiche. Cet article fournit une explication des différents champs et de la façon de les utiliser.

1. Titre de l'événement
2. Du et au (ou si c'est toute la journée)
3. Réunions récurrentes - Un événement peut être configuré comme une réunion récurrente.
   • Sélectionnez la fréquence, c'est-à-dire hebdomadaire ou mensuelle.
   • Occurrences - Sélectionnez le nombre de fois que vous souhaitez que l'événement se produise (jusqu'à 10 fois).

4. Hôte - il s'agit de vous par défaut, mais vous pouvez réserver au nom d'un autre hôte en saisissant son nom si vous avez des privilèges de réservation délégués.
5. Étage et salle de réunion - Si vous choisissez cette salle via le planning, elle sera automatiquement ajoutée et son image sera affichée plus bas. Sinon, recherchez la salle à ajouter à la réservation.
6. Ajouter une conférence - Réunion d'équipes ou Aucune.
7. Label de la réunion - Choisissez parmi les options disponibles (si elles ont été définies par votre organisation).
8. Centre de coût - Il s'agit d'un champ de texte libre permettant de saisir des informations spécifiques sur les coûts de l'entreprise.
9. Rendre privé - Il est également possible de rendre une réunion privée en activant le commutateur. Vous trouverez de plus amples informations ici.
10. Choisissez une disposition - choisissez parmi une liste de dispositions disponibles (si elles ont été définies par votre organisation) pour spécifier comment vous souhaitez que la salle soit disposée le jour même. Chaque disposition peut nécessiter un temps d'installation et de réinitialisation. Si tel est le cas, ces temps seront ajoutés automatiquement au début et à la fin de votre réservation.
11. Ajouter un service - Vous avez également la possibilité d'ajouter tous les services dont vous avez besoin (s'ils ont été mis en place par votre organisation). Vous trouverez de plus amples informations ici.
12. Ajouter des participants - Ajoutez l'adresse électronique des personnes que vous souhaitez inviter à la réunion.
    • S'ils sont internes, vous devriez pouvoir les sélectionner dans une liste prédéfinie après avoir recherché leur nom. S'ils sont externes, saisissez manuellement l'adresse électronique de chacun d'eux et appuyez sur la touche Entrée pour les ajouter à la liste.
    • Vous avez la possibilité de pré-réserver tout participant externe en tant que visiteur.
13. Une fois que vous avez rempli les champs nécessaires, vous pouvez maintenant confirmer votre réservation en cliquant sur "Créer l'événement" ou "Envoyer pour approbation" si la salle sélectionnée nécessite une approbation pour être réservée.
14. Un message de confirmation s'affichera, et des invitations seront envoyées à l'hôte et aux participants (pour les salles nécessitant une approbation, cela ne se produira qu'une fois la réservation approuvée).